In jedem produzierenden, handelnden und transportierenden Unternehmen fällt neben dem Kerngeschäft noch eine Menge administrative Arbeit an. Hierzu zählt unter anderem die Buchhaltung. Und gerade bei einer hohen Auftragslast ist die Verwaltung von Angeboten und Rechnungen sehr schreibaufwendig und zeitintensiv. Spezielle Buchhaltungssoftware hilft Ihnen dabei, viele dieser Prozesse zu beschleunigen oder sogar zu automatisieren. send-os.com stellt Ihnen die Programme genauer vor.
Gute Gründe für sendOS
Erfahrung & Know-how
sendOS entwickelt seit über 10 Jahren digitale Lösungen für die Logistik. Wir kennen die Praxis genau. Unsere Software bildet alle wichtigen Prozesse wie Auftragsverwaltung, Disposition und Fahrzeugortung ab.
Innovation & Engagement
sendOS unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihres Transportunternehmens. Nutzen Sie die Potenziale der Logistik 4.0. durch Reduzierung des Organisationsaufwandes, Kosteneinsparungen und vieles mehr.
Einfachheit & Sicherheit
sendOS-Lösungen sind einfach, übersichtlich und dank Cloud-Computing flexibel. Für unsere Logistik-Software gelten höchste Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz.
Welche Aufgaben übernimmt Buchhaltungssoftware?
Wie es der Name bereits andeutet, beinhaltet Buchhaltungssoftware spezielle Programme, die das gesamte Rechnungswesen von der Annahme eines Auftrags bis zu seinem Abschluss erleichtern. Nicht selten lassen sich jedoch auch alle weiteren kaufmännischen Belange regeln, die das Vermögen des Unternehmens betreffen. Hierfür beinhalten die Anwendungen verschiedene Masken und Datenbanken, mit denen sich etwa Angebote oder Rechnungen schnell und einfach erstellen und bearbeiten lassen. Meist ist die Buchhaltungssoftware dabei an andere Datenbanken gekoppelt – etwa die Auftragsverwaltung oder Kundenkarteien. Letztere werden heute digital in einem CRM (Customer-Relationship-Management) gepflegt. So lassen sich viele Formulare anteilig von allein ausfüllen, indem sie bestimmte Informationen einfach importieren. Selbstverständlich übernehmen die Programme auch die nötigen Rechenoperationen innerhalb der Angebote und Belege, etwa die Summierung verschiedener Leistungen, den Abzug von Gutschriften und Ähnliches. Ebenfalls in die IT-Umgebung integriert sind digitale Kanäle, mit denen Sie die Dokumente schnell und unkompliziert an Ihre Kunden versenden können.
Buchhaltungssoftware ist in der Regel in der Lage, auch weitere Finanzbelange zu listen und zu bearbeiten. Hierzu zählen etwa Bilanzen, Einnahmen-Überschuss-Rechnungen oder Jahresabschlüsse. Zudem erleichtern die Programme die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, so dass Sie offene Posten immer im Blick behalten. Gegebenenfalls sind auch Tools für das Mahnwesen integriert, mit denen Sie Kunden auf Zahlungsrückstände hinweisen können.
Je nach Komplexität der Software enthält diese eventuell noch weitere Funktionen und Schnittstellen. Dies betrifft beispielsweise Anbindungen an die Steuerberatung und das Finanzamt, Möglichkeiten zum Online-Banking und zum Abgleich von Rechnungen, Statistik-Tools für eine Auswertung der Gewinne und Kostenstellen und vieles mehr.
Welche Vorteile bietet Buchhaltungssoftware?
Mit der Nutzung von Buchhaltungssoftware erleichtern Sie sich die Arbeit in vielerlei Hinsicht. Zuvorderst ist hierbei natürlich zu nennen, dass viele im Rechnungswesen notwendige Prozesse einfacher und schneller, teilweise sogar automatisiert vonstattengehen. Dadurch sparen Sie und Ihre Mitarbeiter viel Zeit, die für andere Aufgaben eingesetzt werden kann. Durch die digitale Eingabe von Daten werden Fehler, zum Beispiel aufgrund der Entzifferung einer schlechten Handschrift, von vornherein umgangen. Auch Rechenfehler lassen sich durch die digitale Unterstützung vermeiden. Diese können Ihr Unternehmen viel Geld oder Zusatzaufwand kosten.
Ein weiterer Vorteil von Buchhaltungssoftware ist es, dass Sie mit den Programmen das gesamte Rechnungswesen bündeln und so mit wenigen Klicks sämtliche relevanten Informationen zu Ihren Finanzen, Angeboten, Aufträgen und noch offenen Posten überblicken können. Es ist zudem auch deutlich einfacher, in digitalen Datenbanken nach bestimmten Dokumenten zu suchen als in Aktenbergen aus Papier. Selbstverständlich ist eine elektronische Archivierung ebenfalls weitaus sicherer und zuverlässiger als das Arbeiten mit physischen Dokumenten. Hier punktet die digitale Buchhaltungssoftware mit einem integrierten Dokumenten-Management-System (DMS), das automatisch für eine korrekte Versionierung sorgt. Veraltete Informationsstände, die in der Vergangenheit oft für Irritationen sorgen konnten, sind damit ein für alle Mal passé. So kommen Sie Ihren Aufbewahrungs- und Nachweispflichten gegenüber verschiedenen Behörden leichter und gründlicher nach.
Worauf ist bei der Wahl einer guten Buchhaltungssoftware zu achten?
Damit Sie sich auch wirklich auf Ihre Buchhaltungssoftware verlassen können und sie Ihnen ein optimales Maß an Arbeit abnimmt, sollten Sie nicht irgendeine IT-Lösung auswählen. Der Funktionsumfang muss immer bedarfsgerecht sein – dies bedeutet, dass das Programm sämtliche Funktionen beinhaltet, die Sie für eine reibungslose Abwicklung Ihres Rechnungswesens benötigen, jedoch keine Zusatzfeatures, die Sie ohnehin nicht nutzen. Je komplexer eine Buchhaltungssoftware ist und je mehr Möglichkeiten sie bietet, umso teurer wird selbstverständlich der Erwerb und umso länger dauert auch die Einarbeitung ihrer Mitarbeiter.
Zur Grundausstattung sollten in jedem Fall eine unkomplizierte Belegerfassung sowie Tools für Rechnungen und Mahnungen gehören. Für mehr Übersichtlichkeit in Ihrem Tagesgeschäft kann es außerdem sinnvoll sein, wenn sich Datenbanken zur Auftragsverwaltung und zum Inventar Ihrer Firma ebenfalls über die Software abrufen lassen. Je nach Auftragslage und Kundenstamm sind zudem eventuell Optionen für ein gutes Customer-Relationship-Management oder eine Anbindung an ein Enterprise-Ressource-Management (ERP) sinnvoll.
Andere Features wie eine Schnittstelle für die Steuerberatung, das Finanzamt oder andere Dienstleister und Institutionen wählen Sie hingegen nach Bedarf. Selbiges gilt auch für die Notwendigkeit eines integrierten Online-Bankings oder eines Kassenbuchs für Bargeschäfte.
Logischerweise sollte sich die Buchhaltungssoftware Ihrer Wahl auch leicht und intuitiv bedienen lassen. Fällt das Programm zu komplex und unübersichtlich aus, ergeben sich daraus lange Einarbeitungszeiten, was gerade die Vorteile der Zeit- und Aufwandsersparnis annulliert und die Nutzung eventuell sogar fehleranfällig macht.
Welche Arten von Buchhaltungssoftware gibt es?
Buchhaltungssoftware lässt sich grundlegend nach der Funktionalität sowie der Veröffentlichungs- und Implementierungsart unterscheiden. So gibt es in ersterer Hinsicht Programme für große Konzerne und kleine Unternehmen, echte Allrounder oder sehr spezifische Anwendungen für bestimmte Geschäftsbereiche. Hierzu können etwa das Projektmanagement, die Lagerverwaltung, die Produktion, die Warenbeförderung und andere Firmenaufgaben zählen.
Neben diesen Unterscheidungskriterien kann die Software zudem entweder als käufliches Produkt oder aber als Dienstleistung verfügbar sein. Bei einer klassischen Veröffentlichung erwerben Sie die Software von einem Händler und erhalten dann entweder eine Installations-CD oder Zugriff auf einen Download. Im Anschluss installieren Sie die Buchhaltungssoftware auf Ihren IT-Strukturen wie PCs oder anderen Endgeräten. Eine andere Option ist die Nutzung einer Software-Cloud. Hier sind die nötigen Programme als „Software-as-a-Service“ auf den Servern eines externen Dienstleisters installiert. Sie erwerben mit den Lizenzen den Zugriff auf diese vorgefertigte IT-Struktur. Dafür benötigen Sie in der Regel lediglich einen Internet-Zugang und einen Webbrowser. Mobile Geräte wie Smartphone oder Tablet schließen Sie über eine App an. Cloud-Lösungen ermöglichen es Ihnen, standort- und geräteunabhängig auf Ihre Daten zuzugreifen. Dabei ist es unerheblich, ob der Zugriff vom Büro, vom Homeoffice oder unterwegs aus der Fahrerkabine erfolgt. Ein weiterer Vorteil von SaaS-Lösungen ist, dass Sie zugleich Instandhaltungs- und Aktualisierungsaufgaben an Dritte auslagern. Gerade im Hinblick auf Sicherheit und Datenschutz können diese Aufgaben sehr umfangreich ausfallen und die eigene IT-Abteilung schnell überlasten.
Fazit: Buchhaltungssoftware nimmt Ihnen viel organisatorische Arbeit ab
Lösungen zur Digitalisierung haben ein Ziel: Sie sollen die verschiedensten Prozesse vereinfachen und planerischen sowie administrativen Aufwand senken. Mit Buchhaltungssoftware optimieren Sie Ihr gesamtes Rechnungswesen von der Angebotserstellung bis hin zum Zahlungseingang und darüber hinaus. Dabei spart die (teilweise) automatisierte Anfertigung von Finanzdokumenten aller Art eine Menge Zeit und Mühe ein, die Ihre Mitarbeiter für andere Aufgaben im Tagesgeschäft nutzen können. Eine elektronische Archivierung sämtlicher Daten ist zudem weitaus übersichtlicher und sicherer, Informationen können mit nur wenigen Klicks wieder aufgefunden werden und gehen nicht im Papierchaos verloren. Zusätzlich kann Buchhaltungssoftware je nach Bedarf noch weitere Funktionen bieten, etwa die Verknüpfung mit dem Finanzamt oder Zugriff auf Online-Banking.
Rechnungs- und Belegwesen mit Buchhaltungssoftware von sendOS optimieren
Möchten auch Sie Ihr Rechnungswesen digitalisieren und damit einfacher, schneller und übersichtlicher abwickeln, bietet Ihnen sendOS die passenden Tools dazu. Mit unserer digitalen Logistik-Lösung erstellen Sie Angebote und Rechnungen ganz nach Ihren Vorstellungen und entscheiden selbst, wann und wie Sie mit Ihren Kunden abrechnen. Dabei können Sie sämtliche über die Buchhaltungssoftware erstellten Rechnungen direkt aus sendOS heraus an Ihre Geschäftspartner senden und bei Bedarf auch Lieferscheine, Frachtdokumente und weitere Formulare als Anhang hinzufügen. Zusätzlich bieten wir Ihnen Statistik-Tools, mit denen Sie Ihre Unternehmenskennzahlen, Finanzen und Bilanzen immer im Blick behalten. Selbstverständlich erhalten Sie mit sendOS auch noch weitere Module, die Sie befähigen, Ihr Tagesgeschäft zu optimieren – etwa Auftragsdatenbanken, Tools zur Fahrzeugortung und Tourenplanung, Kommunikationsdienste und vieles mehr. In welchem Umfang Sie unsere Software-Produkte nutzen möchten, entscheiden Sie dabei selbst, denn unsere Cloud-Lösung für die Logistik ist modular aufgebaut. Durch die Cloudspeicherung Ihrer Daten können Sie zudem von überall aus darauf zugreifen. Unsere Server sind dank Festplattenspiegelung in Echtzeit absolut ausfallsicher.
Haben Sie noch Fragen zu sendOS und den Vorteilen, die die Software Ihnen bietet, dann setzen Sie sich einfach mit uns in Verbindung. Dies können Sie entweder telefonisch oder per Mail tun. Und falls Sie die Programme vor einem Abonnement erst einmal testen wollen, steht Ihnen eine 14-tägige Demoversion kostenlos zur Verfügung.
