In der Transportlogistik bestehen die verschiedensten Herausforderungen. Neben der eigentlichen Beförderung der Waren zählen hierzu auch das Be- und Entladen von Transportfahrzeugen sowie die Lagerverwaltung. Um eine enge Verzahnung und einen reibungslosen Ablauf dieser Prozesse zu gewährleisten, wird vor dem Eintreffen der Fracht von Transporteuren an den Kunden eine Avisierung, kurz Avis, versandt. send-os.com erklärt, was es damit auf sich hat.
Gute Gründe für sendOS
Erfahrung & Know-how
sendOS entwickelt seit über 10 Jahren digitale Lösungen für die Logistik. Wir kennen die Praxis genau. Unsere Software bildet alle wichtigen Prozesse wie Auftragsverwaltung, Disposition und Fahrzeugortung ab.
Innovation & Engagement
sendOS unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihres Transportunternehmens. Nutzen Sie die Potenziale der Logistik 4.0. durch Reduzierung des Organisationsaufwandes, Kosteneinsparungen und vieles mehr.
Einfachheit & Sicherheit
sendOS-Lösungen sind einfach, übersichtlich und dank Cloud-Computing flexibel. Für unsere Logistik-Software gelten höchste Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz.
Was genau ist ein Avis?
Ein Avis bzw. Lieferavis (in der Langform „Avisierung“) ist eine Vorinformation über eine bevorstehende Warenlieferung oder -abholung. Dies ist zum Beispiel notwendig, um das planmäßige oder gegebenenfalls auch verspätete Eintreffen von Transportfahrzeugen anzukündigen. So kann sich der Kunde bzw. das Lagerteam auf die Ankunft vorbereiten. Schließlich ist die schnelle Abwicklung einer Sendung essenziell für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts. Daher sind Waren-, Geräte- oder Personalengpässe jederzeit zu vermeiden. Mit einem Avis ist eine genauere Aufgabenplanung möglich – gerade, wenn sich Liefertermine verschieben oder ein breiteres Zeitfenster für die Ankunft von Lieferanten definiert ist. Letzteres kommt häufiger beim Transport von Beiladungen, seltener bei der Auslieferung von Komplettladungen (FTL) vor.
Die Informationen, die ein Avis beinhaltet, dienen der exakten Definition von Sendung und Abwicklung. Folglich gibt es nicht nur Auskunft über den Zeitpunkt des Eintreffens vom Fahrer, sondern ebenfalls über die Artikelnummer und -menge sowie das Gewicht und Volumen der beförderten bzw. zu befördernden Güter. Auf diese Weise kann sich das Lager optimal auf Warenein- und -ausgänge vorbereiten. Durch die Bereitstellung von genügend Personal und Fahrzeugen (z. B. Staplern) geht das Ausladen bzw. Beladen des eintreffenden Transportfahrzeugs schnell vonstatten. Dank der Gewissheit um den Ankunftstermin und eine Schätzung der Umladedauer lassen sich auch alle sich anschließenden betrieblichen Schritte in Produktion und Vertrieb besser koordinieren.
Neben dem Lieferavis existiert außerdem das Zahlungs- oder Rechnungsavis. Ersteres gibt dem Empfänger Aufschluss über den bevorstehenden Eingang einer Zahlung. Letzteres hingegen kündigt an, dass demnächst eine Rechnung für in Anspruch genommene Leistungen von einem anderen Unternehmen fällig wird. Finanzielle Avisierungen beinhalten in der Regel Rechnungsnummer und -datum sowie Auskünfte über die Beträge mit eventuellen Gutschriften und Skontoabzügen.
Ein Avis dient jedoch lediglich der Sendungsverfolgung und beinhaltet Informationen, die zur Vorbereitung von anstehenden Ein- und Ausgängen von Waren oder Geldern dienen. Es ersetzt keine Lieferscheine, Rechnungen und Ähnliches.
Die Digitalisierung des Avis
Die Avisierung ist ein wichtiger Bestandteil des Transportprozesses – ob dies nun Güter oder Finanzen betrifft. Denn nur durch eine fachgerechte Planung und Koordination von Kapazitäten können Unternehmen ihre Logistik und somit auch ihr Tagesgeschäft organisieren und optimieren. Allerdings ist die Zustellung eines Avis über analoge Wege – etwa über das Telefon oder Fax – sehr zeitaufwendig. Auch hybride Arbeitsprozesse, also das händische Auslösen separater Benachrichtigungsmails, sind in der Praxis eher suboptimal, weil zu zeitintensiv und fehleranfällig. Dies behindert besonders Paketdienstleister und andere „Sammelkuriere“, die mehrere Empfänger in kürzerer Zeit anfahren. Hier ist der eben beschriebene Prozess der Zustellung für beide Seiten oft unbefriedigend, wenn er aufgrund von Problemen bei der Lieferankündigung erst nach langer Verzögerung ausgeführt werden kann.
Es ist deshalb viel sinnvoller und weitaus schneller, die Avisierung digital zu koordinieren. Die Digitalisierung kann helfen, Mails mit Sendungsinformationen automatisch auszulösen, wenn bestimmte Arbeitsschritte erledigt sind und/oder neue Informationen vorliegen. Hierbei helfen verschiedene Software-Lösungen, die die Sendung oder Abholung von Waren für alle Beteiligten transparenter gestalten. Mittels GPS-Fahrzeugortung haben sowohl das transportierende Unternehmen als auch der Empfänger Einsicht in den Standort von Transportfahrzeug und Fahrer. Somit sind sie über den Lieferfortschritt informiert und kennen die voraussichtliche Ankunftszeit recht genau. Die Daten, die unter den kooperierenden Parteien geteilt werden, enthalten ebenso Informationen über Beschaffenheit und Umfang der Sendung. Es sind eventuell sogar Verladehinweise und weitere Zusatzinformationen verfügbar. Das erleichtert die Zusammenarbeit und die Planung der sich anschließenden Prozesse. Spediteure und Kuriere bieten ihren Kunden zudem einen schnellen und bequemen Kundenservice, was die Kundenzufriedenheit steigert und langfristig erfolgreiche Geschäftsbeziehungen ermöglicht.
Mit sendOS profitieren auch Sie vom digitalen Fortschritt in der Logistik
Haben auch Sie Interesse an digitaler Unterstützung für den Betriebsalltag Ihres Transportunternehmens, dann vertrauen Sie auf sendOS. Mit unseren Tools für Datenverwaltung und Flottenmanagement wickeln Sie ansonsten meist zeitintensive Prozesse im Handumdrehen ab. Auf diese Weise informieren Sie Fahrer und Kunden zuverlässig über den aktuellen Status der Lieferung. Dank praktischer Cloud-Speicherung haben sie von überall Zugriff auf die Sendungsdaten. Die hervorragende Vernetzung der beteiligten Akteure, die übersichtliche Abbildung aller Prozesse und die automatische Archivierung von Dokumenten hilft, Datenchaos und Datenverlust zu vermeiden. Dank der sendOS-Software weiß jeder Beteiligte zu jeder Zeit, wo er welche relevanten Informationen findet. Bei unseren Logistik-Lösungen legen wir großen Wert auf Benutzerfreundlichkeit. Die sendOS-Tools erfordern deshalb keine langen Einarbeitungszeiten. Darüber hinaus ist die Software in Module gegliedert, die sich individuell zu einem passenden Paket für Ihre Firma zusammenstellen lassen.
Möchten Sie mehr über sendOS erfahren, dann nehmen Sie einfach per Telefon, Mail oder über unsere Webseite Kontakt zu uns auf. Wir stellen Ihnen die verschiedenen Funktionen genauer vor. Gern können Sie die Software auch kostenlos und unverbindlich testen, um sich mit den vielen Vorteilen vertraut zu machen.
