Die Auftragsabwicklung fasst sämtliche Arbeitsschritte zusammen, die zur Durchführung eines Transportauftrags anfallen – von der Beauftragung bis zur Begleichung der Rechnung durch den Kunden. Dazwischen findet selbstverständlich der Hauptaufwand statt, etwa die Finalisierung aller nötigen Informationen, die Zusammenstellung der Waren für den Auftrag und schließlich der Versand, also der Transport der Ware von A nach B. send-os.com stellt Ihnen den Prozess der Auftragsabwicklung genauer vor.
Gute Gründe für sendOS
Erfahrung & Know-how
sendOS entwickelt seit über 10 Jahren digitale Lösungen für die Logistik. Wir kennen die Praxis genau. Unsere Software bildet alle wichtigen Prozesse wie Auftragsverwaltung, Disposition und Fahrzeugortung ab.
Innovation & Engagement
sendOS unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihres Transportunternehmens. Nutzen Sie die Potenziale der Logistik 4.0. durch Reduzierung des Organisationsaufwandes, Kosteneinsparungen und vieles mehr.
Einfachheit & Sicherheit
sendOS-Lösungen sind einfach, übersichtlich und dank Cloud-Computing flexibel. Für unsere Logistik-Software gelten höchste Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz.
Was passiert alles bei der Auftragsabwicklung?
Die Auftragsabwicklung bzw. das „Order Processing“ in der Logistik gliedert sich in verschiedene Teilbereiche und -funktionen. Im Mittelpunkt steht dabei vor allem der Formularfluss und damit die Abwicklung der einzelnen Arbeitsschritte. Zu Beginn erfolgt selbstverständlich immer die Auftragserteilung oder -übermittlung. Dies geschieht in der Regel durch eine analoge Bestellung per Brief, Telefon bzw. Telefax oder eine digitale Bestellung mithilfe eines elektronischen Formulars. Der Auftragseingang wird dabei entweder direkt an die Zentrale, eine andere Dienststelle oder aber einen Außendienstleister übermittelt. Im Anschluss kommt es zur Bearbeitung bzw. Aufarbeitung. Hierbei werden die Auftrags- und Kundeninformationen verknüpft und alle Rahmenbedingungen festgelegt, etwa Liefer- und Lagermodalitäten. Ist dies geschehen, erhält der Auftraggeber (Kunde) eine Auftragsbestätigung vom Auftragnehmer.
Anschließend erfolgt die Auftragserfüllung. Hierfür müssen die erforderlichen Waren hergestellt oder anderweitig zusammengestellt werden (entweder durch Einkauf oder organisiert aus Lagerbeständen). Je nach Beschaffenheit des Auftrags kann dieser auch an andere Unternehmen weitervermittelt werden. Ist die Auftragserfüllung beendet, werden die georderten Güter schließlich verpackt und für den Versand vorbereitet.
Im vorletzten Schritt beginnt die eigentliche Transportlogistik. Das beauftragte Unternehmen befördert nun die angeforderten Güter zum Kunden, entweder direkt und in Eigenregie oder über ein spezialisiertes Transportunternehmen wie eine Spedition, einen Kurier oder einen Paketdienstleister. Der Kunde quittiert den Empfang der Ware beim Fahrer. Diese Quittung gilt als Beleg, dass der Versand erfolgreich war und die Ware tatsächlich ausgeliefert wurde. Im Anschluss erfolgt die Rechnungsstellung. Die Auftragsabwicklung ist beendet, wenn der Kunde alle Sendungsdokumente – darunter die Rechnung – erhalten hat und die beauftragte Firma für ihre Dienste vergütet wurde.
Neben der Beförderung von Waren kann auch die Übermittlung von Informationen, die Versetzung von Personal oder die Transaktion von Geldern Teil eines Auftrags sein. Die erforderlichen Schritte der Auftragsabwicklung ändern sich in diesem Fall jedoch nicht grundlegend. Bei Komplikationen während des Prozesses kann ein Auftrag zudem storniert und die Kette an einer bestimmten Stelle unterbrochen werden. Dies geschieht jedoch recht selten und meist nur bei Vertragsverletzungen.
Wie wird die Auftragsabwicklung optimiert?
Um Aufträge schnell, präzise und kostengünstig abzuwickeln, können fertigende und transportierende Unternehmen verschiedene Maßnahmen ergreifen. So lässt sich beispielsweise der Formularfluss durch die Nutzung elektronischer bzw. digitaler Systeme verbessern. Auch die Bestandshaltung und -disposition sind wichtige Teilbereiche einer optimalen Auftragsabwicklung. Darüber hinaus lassen sich noch weitere Arbeitsschritte durch digitale Prozesse automatisieren, die Aufträge und Sendungen genauer verfolgen, Begegnungsverkehre organisieren und vieles mehr.
Die Digitalisierung leistet in Transportunternehmen einen wichtigen Beitrag für die optimale Abwicklung von Aufträgen. Dank digitalisierter Prozesse können Betriebe schneller und effizienter agieren. Bestellmasken und Datenbanken erleichtern den Schriftverkehr und die Kundenkommunikation. Wichtige Daten landen so über Schnittstellen (sogenannte API ¨ „Application Programming Interface“) direkt in den richtigen Datenbanken. Dort können nun unmittelbar die Änderungen von Status erfolgen oder Informationen ergänzt werden. Jeder berechtigte Mitarbeiter hat Zugriff auf das System und ist in der Lage, die den Auftrag betreffenden Informationen (Menge, Lieferzeit, Kunde, Fahrer, geplante Route …) einzusehen. Entziffern und umständliches Abtippen von schnell händisch ausgefüllten Formularen entfallen bei der digitalen Arbeitsweise fast gänzlich. Damit ist eine große Fehlerquelle direkt am Anfang der Auftragsabwicklung von vornherein eliminiert. GPS-Ortungssysteme helfen außerdem, den Versand zu überwachen und zu optimieren.
Ganz einfach: Auftragsabwicklung mit den digitalen Lösungen von sendOS
Möchten Sie die Auftragsabwicklung Ihrer Spedition bzw. Ihres Kurier- oder Paketdienstes mit praktischen und nutzerfreundlichen Software-Lösungen effizienter gestalten, dann vertrauen Sie auf sendOS. Unsere Software bietet Ihnen neben den bereits erwähnten noch zahlreiche weitere Vorteile. Durch die kaufmännischen Module unserer Programme können Sie und alle berechtigten Mitarbeiter Aufträge in Echtzeit abrufen und bearbeiten. Dies steigert die Effizienz und spart zudem Verwaltungskosten. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, auch Ihren Kunden Einblick in die einzelnen Arbeitsschritte zu gewähren und so mehr Transparenz zu schaffen. Das schafft Vertrauen und sorgt für eine bessere Kundenbindung. Die Software erleichtert sämtliche Dokumentationsaufgaben, inklusive einer schnellen und übersichtlichen digitalen Archivierung. Regalmeter mit Bergen von Aktenordnern sind damit ein für alle Mal Geschichte. Unser Cloud-Speicher ist sicher. Dank SSL-Verschlüsselung, regelmäßiger System- und Sicherheitsupdates durch unsere IT-Spezialisten und der Nutzung redundanter Festplatten sind Ihre Daten hier umfassend und absolut ausfallsicher geschützt.
Haben Sie Interesse, Ihre Auftragsabwicklung oder generell den Geschäftsalltag Ihres Logistikunternehmens mit sendOS zu optimieren, dann kontaktieren Sie uns – entweder per Mail, Telefon oder über unsere Webseite. Auf Wunsch stellen wir Ihnen unsere Produkte und Module ausführlich vor und bieten Ihnen eine kostenlose und unverbindliche Testmöglichkeit.
