Die Digitalisierung in der Logistik dient allein der Prozessoptimierung. Gerade in der Verwaltung von Leistungs-, Auftrags- und Kundendaten vermeiden digitale Strukturen Papierchaos und sorgen für eine übersichtliche Darstellung und eine leichte Auffindbarkeit spezifischer Informationen. Logistik-Software, die eine Volltextsuche bietet, ermöglicht es den Nutzern, über eine einfache Eingabe auf genau die Daten zuzugreifen, die gerade benötigt werden. Erfahren Sie mehr dazu auf send-os.com.
Gute Gründe für sendOS
Erfahrung & Know-how
sendOS entwickelt seit über 10 Jahren digitale Lösungen für die Logistik. Wir kennen die Praxis genau. Unsere Software bildet alle wichtigen Prozesse wie Auftragsverwaltung, Disposition und Fahrzeugortung ab.
Innovation & Engagement
sendOS unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihres Transportunternehmens. Nutzen Sie die Potenziale der Logistik 4.0. durch Reduzierung des Organisationsaufwandes, Kosteneinsparungen und vieles mehr.
Einfachheit & Sicherheit
sendOS-Lösungen sind einfach, übersichtlich und dank Cloud-Computing flexibel. Für unsere Logistik-Software gelten höchste Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz.
Was genau ist eine Volltextsuche?
Bei einer Volltextsuche – manchmal auch Freitextsuche genannt – handelt es sich um eine IT-Funktion, die es Nutzern erlaubt, in Webbrowsern, Datenbanken oder komplexeren Software-Systemen direkt nach einem Suchbegriff zu suchen. Sie ist somit weitaus präziser als eine einfache Suche über Filter und Kategorien, denn selbst sehr spezifische Begriffe lassen sich so schnell finden, weil die Volltextsuche das komplette Dokument nach dem eingegebenen String durchsucht und sich nicht nur auf einzelne Felder wie bei einer Schlagwortsuche konzentriert. Dabei gibt die Funktion keine Empfehlungen oder kategorisch zusammengefasste Cluster aus, sondern nur wirkliche „Treffer“, also Datensätze, die den gewählten Suchbegriff explizit enthalten. Bei smarten Systemen ist auch eine so genannte fehlertolerante Volltextsuche möglich. Sie gleicht auch leichte Abweichungen wie Buchstabendreher, Singular-Plural-Fehler oder grammatikalische Fehler automatisch aus und wertet den Suchbegriff dennoch korrekt aus. Dafür muss das Programm in der Lage sein, einen eigenständigen Dokumenten-Index aufzubauen.
Der Einsatz der Volltextsuche in Logistik-Software
In Logistik- bzw. Transport-Software ist eine Volltextsuche wichtig und sinnvoll, um sich schnell Zugang zu bestimmten Informationen zu verschaffen, ohne in den Datenbanken lange danach „blättern“ zu müssen. So lassen sich zum Beispiel Bestände in Lagern überprüfen, spezifische Kundendaten unkompliziert abrufen, Rechnungen und Belege anzeigen und weiter versenden und vieles mehr. Auch einzelne Aufträge können über eine Volltextsuche deutlich schneller aufgefunden werden, um etwa deren Fortschritt zu überprüfen sowie Änderungen vorzunehmen und zu kommunizieren. Je nachdem, welche Zugriffe einzelnen Parteien gewährt werden, ist es zum Beispiel auch möglich, dass Geschäftspartner und Kunden in ihrem eigenen Profil nach spezifischen Informationen suchen – etwa nach Aufträgen, Produkten oder in Anspruch genommene Zusatzleistungen (z. B. Transportversicherungen oder besondere Lieferoptionen wie Over-Night-Express oder Same-Day-Delivery).
Welche Vorteile bietet eine Logistik-Software mit Volltextsuche?
Transport-Management-Systeme (TMS), die über eine Volltextsuche verfügen, lassen sich deutlich leichter bedienen und schneller sowie effizienter nutzen. Schließlich ist es einer der größten Vorteile der elektronischen Datenverarbeitung, Informationen strukturierter und übersichtlicher aufzulisten und zu archivieren. Zwar ist dies auch mit kategorisierten Datenbanken oder über Filter möglich. Eine Volltextsuche bietet jedoch eine weitaus präziseren Zugriff und erspart dem Anwender so viele Klicks und zusätzliches Suchen innerhalb vergleichsweise wenig eingeschränkter Filter- oder Schlagwortsuch-Ergebnisse.
Volltextsuchen erleichtern also die Bedienung von Logistik-Software und beschleunigen die Arbeit. Durch diese Optimierung wird die Dokumentenverwaltung noch unkomplizierter, was Zeit, Aufwand und somit auch Betriebskosten einspart. Nicht zuletzt gibt dies den Nutzern der Datenbanken mehr Zeit, sich auf andere, wichtigere Aufgaben als das Durchsuchen des Systems nach Rechnungen, Lagerbeständen und Auftragsinformationen zu konzentrieren. Dies steigert ebenfalls die Produktivität im Transportunternehmen und hält es wettbewerbsfähig.
Fazit: Volltextsuchen verhindern Datenchaos
Mit Logistik-Software gehört Datenchaos der Vergangenheit an. Auch Regalmeter voller Aktenberge sind damit de facto abgeschafft. Doch je komplexer und umfangreicher Datenbanken werden, umso schneller ist es möglich, auch hier die Übersicht zu verlieren. Mit der Funktion der Volltextsuche behalten Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Geschäftspartner hingegen immer den Überblick und finden mit nur wenigen Eingaben genau die Informationen, die Sie gerade benötigen. Und selbst, wenn Sie genau wissen, wo sich bestimmte Dokumente in den Archiven befinden, rufen Sie sie mit der Volltextsuche dennoch häufig schneller auf, als wenn Sie sich erst einmal durch das gesamte System manövrieren.
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