In Transport- und Logistikunternehmen fallen erhebliche Mengen an Dokumenten an – beispielsweise Angebote, Frachtbriefe, Rechnungen, Fahrtenbücher etc. Diese werden für die verschiedensten Prozesse in der Auftragsabwicklung oder im Rechnungswesen benötigt. Das Erstellen von Akten und Belegen per Hand ist jedoch enorm aufwendig und kann zudem schnell unübersichtlich werden. Die Lösung für diese Probleme ist ein digitales Belegwesen, das sich über verschiedene Logistik-Programme realisieren lässt. send-os.com stellt Ihnen Funktionsweise und Vorteile genauer vor.
Gute Gründe für sendOS
Erfahrung & Know-how
sendOS entwickelt seit über 10 Jahren digitale Lösungen für die Logistik. Wir kennen die Praxis genau. Unsere Software bildet alle wichtigen Prozesse wie Auftragsverwaltung, Disposition und Fahrzeugortung ab.
Innovation & Engagement
sendOS unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihres Transportunternehmens. Nutzen Sie die Potenziale der Logistik 4.0. durch Reduzierung des Organisationsaufwandes, Kosteneinsparungen und vieles mehr.
Einfachheit & Sicherheit
sendOS-Lösungen sind einfach, übersichtlich und dank Cloud-Computing flexibel. Für unsere Logistik-Software gelten höchste Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz.
Was ist ein digitales Belegwesen genau?
Bei einem digitalen Belegwesen handelt es sich um ein System zur automatischen, elektronischen Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten vorrangig in der Auftragsverwaltung und Finanzbuchhaltung. Diese Dateien „ersetzen“ dann ihr physisches Pendant. Zur Digitalisierung können einerseits händisch erstellte Formulare und Belege eingescannt oder mittels anderer Lesegeräte erfasst werden. Über eine Texterkennung (eine sogenannte OCR = Optical Character Recognition) lassen sie sich im Anschluss an PCs oder anderen IT-Geräten bearbeiten. Zunehmend ist es jedoch üblich, dass Dokumente wie Angebote, Verträge, Quittungen und Ähnliches von vornherein digital erstellt, versendet und bearbeitet werden.
Der vollständigen digitalen Abwicklung von geschäftlichen Operationen liegt immer eine bestimmte Software zugrunde, die verschiedene Funktionen beinhaltet. In einfacher Form kann es sich hierbei um simple Office-Anwendungen handeln. In vielen Fällen beinhalten spezielle Programme für Unternehmen jedoch vorgefertigte Datenbanken und Masken, wobei sich die so erstellten Dokumente über Software-interne Features auch leicht versenden und archivieren lassen. Spezielle Algorithmen nehmen den Nutzern dabei in der Regel ebenfalls diverse Rechenoperationen ab. Digitale Signaturen helfen bei der Zuordnung der Verantwortlichkeiten. Die Ablage von Dateien erfolgt in der Regel über ein Dokumenten-Management-System (DMS). Dieses kümmert sich um Versionierungen und hilft mittels Schlagwort- und Volltextsuche beim schnellen Auffinden von Unterlagen.
Wie optimiert ein digitales Belegwesen Auftragsverwaltung und Abrechnung?
Die Digitalisierung hilft, manuelle Prozesse anteilig oder sogar vollständig zu automatisieren. Dies bietet viele Vorteile, welche die unterschiedlichsten Aspekte des Unternehmensalltags betreffen:
- Reduzierung von Aufwand: Ein digitales Belegwesen lässt sich weitaus leichter und schneller führen und bearbeiten als die händische Organisation von Dokumenten. Auf diese Weise sparen die verantwortlichen Mitarbeiter eine Menge Zeit ein, die sie für wichtigere Aufgaben nutzen können.
- Minimierung von Fehlern: Elektronische Dokumente sind weitaus weniger fehleranfällig als Aufzeichnungen per Hand. So lassen sich beispielsweise Unleserlichkeiten vermeiden und Falschauskünfte minimieren – insbesondere, wenn das System Zugriff auf andere, automatisch geführte Datenbanken hat. Eingabemasken weisen sogar aktiv darauf hin, wenn Datensätze nicht vollständig ausgefüllt sind.
- Übersichtlichkeit: In digitalen Systemen ist es weitaus einfacher, nach spezifischen Informationen zu suchen als in Aktenbergen aus Papier. Mithilfe von Filterfunktionen oder gar einer Volltextsuche finden Sie und Ihre Mitarbeiter schnell die Informationen, die Sie gerade benötigen.
- Sichere Archivierung: Elektronisch abgelegte Daten können nicht nur einfacher aufgefunden werden als physische Formulare, sie gehen auch nicht so leicht verloren und sind vor Beschädigungen geschützt. Nutzen Sie ein Backup-System oder eine Cloudspeicherung, dann sind einmal archivierte Dokumente absolut sicher.
- Schnelle Kommunikation: Über ein digitales Belegwesen können Angebote, Rechnungen und ähnliche Formulare unkompliziert an andere Personen wie Mitarbeiter, Geschäftspartner oder Kunden versandt werden. Dies ist weitaus schneller sowie wirtschaftlicher als das Verschicken von Dokumenten per Post oder die Abwicklung vor Ort.
- Nachkommen von Aufbewahrungspflichten: Durch die dauerhafte und sichere Ablage von Rechnungsbelegen und sonstigen Firmendaten erfüllen Sie ebenfalls weitaus leichter Ihre Nachweis- und Aufbewahrungspflicht gegenüber dem Finanzamt und anderen Behörden. Wichtig ist hier allerdings eine ordnungsgemäße Führung und Archivierung gemäß den geltenden Grundsätzen für Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).
- Nachhaltigkeit: Ein (weitgehend) papierloses Büro ist auch deutlich nachhaltiger und umweltfreundlicher. Reduzieren Sie den Verbrauch von Papier, Tinte und weiterem Bürobedarf, schont dies viele Ressourcen – und spart zudem noch Ausgaben ein.
Wofür bietet sich das digitale Belegwesen an?
Ein digitales Belegwesen unterstützt Sie in den verschiedensten Geschäftsbereichen. Hierzu zählt selbstverständlich nicht nur die Auftragsabwicklung mit dem Kunden vom Angebot bis zur eingehenden Zahlung. Letztlich erleichtert Ihnen die Digitalisierung von Dokumenten alle Prozesse, die einen Informationsfluss und -austausch erfordern. Hierzu zählen unter anderem auch die Arbeitszeiterfassung Ihrer Mitarbeiter, die Kalkulation von Gehältern sowie die Übersicht über andere Betriebsaufwendungen wie Arbeitsgeräte und Materialien, Kraftstoffe, die Kosten für die Fuhrparkwartung und Ähnliches. Auch Handbücher oder Schulungsunterlagen sind stets aktuell und jederzeit für alle Mitarbeiter verfügbar.
Nicht zuletzt vereinfacht ein digitales Belegwesen auch Planungsaufgaben ungemein. Durch den einfachen Zugriff auf eine große Datenmenge lassen sich weitaus einfacher Kosten- und Leistungsrechnungen erstellen und die Einnahmen den Ausgaben gegenüberstellen. Auf diese Weise verschaffen Sie sich einen genauen Überblick über Ihre betriebswirtschaftliche Lage und können gegebenenfalls auch vielfältige Einspar- oder andere Optimierungspotentiale erkennen.
Fazit: Digitales Belegwesen wird in der Logistik immer wichtiger
In der heutigen Wirtschaft ist alles, was Zeit spart und Prozesse übersichtlicher gestaltet, nicht nur willkommen, sondern oftmals sogar vonnöten, um konkurrenzfähig zu bleiben. Und gerade bei der Dokumentation bieten sich viele Optimierungspotentiale durch digitale Tools. Das Belegwesen in elektronischer Form hilft Ihnen dabei, Formulare jedweder Art einfacher zu erstellen, sicher abzuspeichern, problemlos wieder aufzufinden und schnell zu versenden. Zudem spart es Ressourcen ein und verringert die Kosten für nötiges Büromaterial. Auch entfällt das klassische Aktenarchiv mit vielen Regalmetern. Langfristig lassen sich so Mietkosten reduzieren bzw. die Flächen für Mitarbeiterarbeitsplätze oder Sozialräume nutzen.
Dank des digitalen Belegwesens können Sie problemlos und gezielt auf eine große Menge an Informationen zugreifen. Das erleichtert auch Planungsaufgaben, wodurch Sie Ihr Tagesgeschäft auch in anderen Bereichen effizienter und sicherer bewältigen können.
Optimieren Sie Ihr Belegwesen mit den digitalen Lösungen von sendOS
Logistik-Software unterstützt Sie bei den verschiedensten Verwaltungsaufgaben, von Angeboten und Rechnungen über die Buchhaltung bis hin zur Analyse von Unternehmensstatistiken. Sind Sie auf der Suche nach den passenden Tools, um Ihren Firmenalltag zu beschleunigen, zu vereinfachen und im Allgemeinen effizienter abzuwickeln, dann vertrauen Sie auf sendOS. Unsere IT-Umgebung beinhaltet die verschiedensten Komponenten, mit denen Sie Verträge, Frachtdokumente, Lieferscheine und sonstige Formulare schnell und sicher erstellen, bearbeiten, ablegen und wieder auffinden. Neben einem digitalen Belegwesen bieten wir Ihnen zudem weitere Programme, mit denen Sie Ihr Tagesgeschäft optimieren können, zum Beispiel eine GPS-Fahrzeugortung und Routenplanung oder praktische Kommunikationsfunktionen zwischen Fahrer und Backoffice. Welche Leistungen Sie dabei in Anspruch nehmen, ist gänzlich Ihnen überlassen, denn sendOS ist modular aufgebaut – Sie zahlen nur für das, was Sie auch wirklich brauchen. Dank fortschrittlicher und ausfallsicherer Cloudspeicherung sind Ihre Daten zudem jederzeit und standortunabhängig verfügbar. Selbstverständlich nehmen wir Ihnen dabei die gesamte Wartung und Aktualisierung des Systems ab.
Möchten Sie mehr zu sendOS und allen Vorteilen der einzelnen Module erfahren, dann kontaktieren Sie uns einfach telefonisch oder per E-Mail. Gern stellen wir Ihnen unsere Logistik-Software genauer vor. Um sich einen ersten Überblick über die praktischen Funktionen zu verschaffen, können Sie auch 14 Tage lang eine kostenlose Demoversion testen, bevor Sie sich für ein Abonnement entscheiden.
