Wichtigste Aufgabe in der Logistik ist die Bewegung von bestimmen Gütern. Um dies zu veranlassen, werden Transportaufträge erstellt und vergeben. Dabei wird ein Vertrag zwischen Auftraggeber und Transporteur geschlossen, bei dem sich letzterer zur Lieferung eines genau definierten Sendungsumfangs in vorgegebener Zeit an einen bestimmten Ort verpflichtet. Worauf bei der Erstellung und Abwicklung von Transportaufträgen zu achten ist, erfahren Sie auf send-os.com.
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Was beinhaltet ein Transportauftrag?
Transportaufträge regeln sämtliche vertraglichen Verpflichtungen zwischen dem Auftraggeber und einem Logistikunternehmen bei der Beförderung von Gütern. Die Gründe für die Warenbewegung können verschieden sein. „Klassische“ Transportaufträge beziehen sich auf die Aus- oder Einlagerung von Gütern vom Lager einer Partei in das einer zweiten sowie die Umlagerung innerhalb eines Lagers. Ebenso werden Transportaufträge bei der Verpackung bzw. dem Umpacken von Gütern verwendet. Auch Bestandsaufnahmen werden nicht selten mittels Transportauftrag durchgeführt, um bei der Umlagerung und Sortierung von Beständen ebendiese präzise zu verfolgen. Dies betrifft etwa auch Szenarien, bei denen bestimmte Güter aus der Qualitätskontrolle ins Lager zurückgesandt oder innerhalb des Unternehmens für den allgemeinen Gebrauch bereitgestellt werden. Als Transportauftrag wird dabei sowohl der logistische Prozess an sich als auch das Vertragsdokument bezeichnet.
Beim Aufsetzen eines Transportauftrags ist es wichtig, darauf zu achten, dass dieser sämtliche Informationen beinhaltet, die für die reibungslose Abwicklung erforderlich sind. Hierzu zählen zunächst einmal Absender und Abholadresse (Vonlagerplatz) sowie Empfänger und Empfangsadresse (Nachlagerplatz). Ebenso werden detaillierte Daten zur eigentlichen Sendung erfasst, zum Beispiel Stückzahl, Bruttogewicht sowie Verpackungsmaße. Gerade bei der Warenbewegung zwischen zwei unterschiedlichen Parteien sind im Vertrag in der Regel ebenfalls Abhol- oder Anlieferzeiten definiert, entweder als Höchstfrist oder als spezifisches Zeitfenster. Je nach Versandart und logistischem Aufwand kann das festgelegte Lieferfenster dabei stark variieren. Selbstverständlich ist bei gewerblichen Aufträgen auch der Transportpreis festzuhalten. Nicht zuletzt wird in einem Transportauftrag ebenfalls angegeben, ob es sich bei den beförderten Waren um einfache Fracht, Sonder- oder Gefahrgut handelt.
Wie erfolgt die Abwicklung eines Transportauftrags?
Ist eine logistische Bewegung von Gütern erforderlich, kommt es zunächst einmal zu einer Kundenanweisung. Diese kann auf unterschiedliche Arten erfolgen. So werden einige Transportaufträge zur Bewerbung ausgeschrieben, in vielen Fällen wendet sich der Kunde jedoch direkt an eine Spedition oder einen Kurier seiner Wahl. Nimmt ein Transportunternehmen die Tour an, kommt der Vertrag mit allen notwendigen Informationen zustande. Der Aufwand um die Beförderung – mit Ausnahme der Lagerkontakte bei Sender und Empfänger – obliegt schließlich dem befördernden Betrieb. Die notwendige Route wird geplant und der Auftrag schließlich einem Fahrer und Fahrzeug zugeteilt. Dann kommt es zur eigentlichen Warenbewegung. Sind die Güter wie vertraglich festgelegt befördert und dies mit Lieferscheinen und anderen Frachtdokumenten belegt, erfolgt die Abrechnung. Mit Begleichung der Rechnung erhalten Spedition oder Kurier ihre Vergütung vom Kunden.
Gerade bei hohen Auftragslasten kommt eine analoge, händische Datenverwaltung über Aktenordner schnell an ihre Grenzen. Logistikunternehmen nutzen daher vermehrt zur Erstellung und Verwaltung von Transportaufträgen sowie zur anschließenden Abrechnung und Buchhaltung die Möglichkeiten der elektronischen Datenverarbeitung (EDV). Hier bieten sich beispielsweise CRM (Customer Relationship Management) oder DMS (Dokumenten-Management-Systeme) an. In der einfachsten Stufe der Digitalisierung handelt es sich dabei um einfache Textdokumente und Kalkulationstabellen. Doch immer mehr Transportbetriebe greifen mittlerweile auf Logistiksoftware zurück, die speziell auf die Warenbeförderung und somit auf die Anforderungen in der Logistik zugeschnitten ist. Hier sind Auftragsverwaltung und Fakturierung in der Software eng verzahnt. Die Programme beinhalten übersichtliche Datenbanken und vorgefertigte Masken, die das Erfassen aller relevanten Informationen vereinfachen. Meist sind sie auch mit anderen Anwendungen vernetzt und beziehen bestimmte Daten automatisch – etwa Empfänger und Lieferadresse aus digitalen Kundenkarteien – um den Planern die Arbeit zu erleichtern. Ebenso lassen sie sich häufig mit Tools zur Tourenplanung koppeln und berechnen aus den Informationen des Transportauftrags selbstständig die optimale Lieferroute. Je nach Komplexität der Software können auch weitere Module vorhanden sein, zum Beispiel solche für die Abwicklung des Transportauftrages vor Ort wie z. B. Scan von Lieferscheinen, Entgegennehmen digitaler Unterschriften und vieles mehr. Auch gibt es Tools für die Bilanzierung und Rechnungsprüfung. Ziel der digitalen Unterstützung ist es, die letztendliche Abwicklung des Auftrags vereinfachen, beschleunigen und Fehlerquoten reduzieren. Hierzu leisten Fahrerapps oder Speditionsclouds einen wichtigen Beitrag.
Mit sendOS einfach Transportaufträge verwalten
Möchten auch Sie von den Vorteilen einer digitalisierten Logistik profitieren, dann vertrauen Sie auf sendOS. Unsere nutzerfreundliche IT-Umgebung unterstützt Sie bei der Erfassung und Verwaltung all Ihrer Transportaufträge, bei der Tourenplanung und Mitarbeiterkoordination sowie bei der Erstellung aller wichtigen Frachtdokumente vom Angebot über den Lieferschein bis hin zur Rechnung. Die Software ist dabei modular aufgebaut, was bedeutet, dass Sie den Funktionsumfang selbst wählen, den Sie nutzen möchten. So zahlen Sie auch nur für Tools, die Ihnen die Arbeit tatsächlich erleichtern. Da Sie auf sendOS über eine Cloud zugreifen, werden alle Ihre Daten in einem modernen Cloudspeicher hinterlegt. Es entfällt dabei nicht nur eine komplizierte Installation und Konfiguration, die Informationen stehen Ihnen auch unabhängig von Standort und Endgerät zur Verfügung. Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung und eine Zugangsapp. Ein weiterer Vorteil von cloudbasierten Logistiksystemen: Wir übernehmen die Wartung und Aktualisierung der Hard- und Software, Ihre eigene IT-Abteilung muss sich um nichts kümmern.
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