Die Disposition regelt in Transportunternehmen den Großteil der Arbeitsabläufe. Aufträge müssen erfasst, kommuniziert und schließlich auch effizient umgesetzt werden. Im Anschluss werden viele Informationen aus diesen Prozessen für die Abrechnung benötigt. Hieraus ergibt sich logischerweise ein enormer Verwaltungsaufwand. Dieser lässt sich jedoch mithilfe von Software stark reduzieren. Gerade mobile Apps zur Disposition bieten hier Planern und Fahrern immense Vorteile. send-os.com klärt auf.
Gute Gründe für sendOS
Erfahrung & Know-how
sendOS entwickelt seit über 10 Jahren digitale Lösungen für die Logistik. Wir kennen die Praxis genau. Unsere Software bildet alle wichtigen Prozesse wie Auftragsverwaltung, Disposition und Fahrzeugortung ab.
Innovation & Engagement
sendOS unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihres Transportunternehmens. Nutzen Sie die Potenziale der Logistik 4.0. durch Reduzierung des Organisationsaufwandes, Kosteneinsparungen und vieles mehr.
Einfachheit & Sicherheit
sendOS-Lösungen sind einfach, übersichtlich und dank Cloud-Computing flexibel. Für unsere Logistik-Software gelten höchste Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz.
Die Ausgangslage in der Disposition: Warum sind Apps wichtig?
Das Wort Disposition kommt vom Lateinischen dispōnere und bedeutet so viel wie „Verwaltung, Zuweisung, Entscheidung“. Zu den Aufgaben von Disponenten in Logistikunternehmen gehört also die gesamte Organisation und Koordination von Aufträgen: von der Erfassung über die Verteilung an die Fahrer bis hin zur Abrechnung. Beim Auftragsmanagement bzw. bei der Auftragsverwaltung stehen die zuständigen Mitarbeiter jedoch vor immer größeren Herausforderungen, denn die Auftragslast in der Logistik steigt kontinuierlich, während die Lieferfenster immer kürzer werden.
Schon die Kommunikation zwischen Disponent und Fahrer bzw. die Verwaltung von Fahrzeugen und Fracht ist enorm aufwendig. So sind je nach Auftragslage viele verschiedene Funksprüche oder aber Telefonate vonnöten, um sämtlichen Fahrzeugführern die notwendigen Auftragsinformationen zukommen zu lassen. Zeitgleich müssen die Fahrer diese irgendwie notieren. Dabei sind händische Aufzeichnungen selbstverständlich umständlich anzufertigen und zudem auch anfällig für Fehler.
Ein weiteres Problem stellt die Aktenwirtschaft dar. Auftragsdaten müssen von den zuständigen Mitarbeitern erfasst und schließlich zur Planung der Abwicklung und zur Verteilung an die Flotte zur Disposition gesandt werden. Diese erhält nach der Abwicklung der Aufgaben schließlich weitere Daten, die an die Buchhaltung und damit die Abrechnung zu übermitteln sind. Eventuell sind hierbei auch noch zusätzliche Dokumente für Auftragsänderungen, Reklamationen und ähnliche Komplikationen anzufertigen. Dies bedeutet weiteren Aufwand und eine noch höhere Fehleranfälligkeit, die eine zeit- und kostenintensive Nachbearbeitung bedingt.
Aus diesen Gründen ist es nicht verwunderlich, dass Logistikunternehmen ihr Tagesgeschäft immer stärker digitalisieren und die verschiedensten Prozesse durch Software unterstützen lassen. Dies trifft selbstverständlich auch auf die Disposition zu. Mobile Apps – insbesondere für die Fahrer – spielen hierbei eine besondere Rolle, da gerade die Mitarbeiter im Außendienst für eine effiziente Auftragsabwicklung genau informiert und über eventuelle Änderungen schnell benachrichtigt werden müssen. Zusätzlich können die digitalen Tools Fahrzeugführer:innen auch bei Vor-Ort-Aufgaben unterstützen.
Wie sind Apps zur Disposition aufgebaut?
Dispositionssoftware unterstützt das Backoffice bei der Erfassung und Organisation von Aufträgen. Hierfür stehen unterschiedliche Datenbanken und Masken zur Verfügung, in denen die verantwortlichen Mitarbeiter (oder aber die Kunden selbst) beim Buchungsprozess alle relevanten Informationen übersichtlich listen können. Dazu zählen beispielsweise Auftragsinhalt und Lieferumfang, Kundendaten und Zielort, Lieferfristen und zusätzliche Dienste (wie beispielsweise besondere Versicherungen oder Speed-Up-Optionen wie Same-Day-Delivery).
Eine App für die Disposition kann einerseits als mobiler Ersatz für diese Software genutzt werden und es Mitarbeitern ermöglichen, auch fernab vom Büro der Auftragsverwaltung nachzukommen. Ihre größten Vorteile entfaltet sie jedoch als Schnittstelle zwischen der Zentrale und den Außendienstlern. Dispositionssoftware für Smartphones oder Tablets begleitet die Fahrer:innen Ihres Unternehmens jederzeit im Arbeitsalltag und bieten praktische sowie unkomplizierte Kommunikationsfunktionen. So ist es dem Backoffice also möglich, Details zu Aufträgen und Touren direkt an die App und somit an die mobilen Mitarbeiter zu senden – umständliche Funksprüche und Telefonate während der Fahrt entfallen. Je nach Umfang der Software des Anbieters können ebenfalls Navigationstools integriert sein, sodass sich mit den Auftragsinformationen auch gleich die dazugehörigen Routendaten übermitteln lassen. Aber auch die Fahrer und Fahrerinnen können so Statusmeldungen zurück an die Zentrale senden und diese genauer über den Auftragsfortschritt und eventuelle Komplikationen benachrichtigen. Auf diese Weise lässt sich auf Probleme oder aber auch auf neue Chancen schneller reagieren. Nicht zuletzt können Fahrer über die App oftmals auch auf die Kundendaten des Auftrags zurückgreifen und somit den entsprechenden Kunden bei Bedarf ebenfalls kontaktieren, zum Beispiel für eine präzise Avisierung.
Selbstverständlich leisten Apps zur Disposition meist mehr als „nur“ eine bessere Kommunikation zwischen Disponenten und Fahrern. Sie können das mobile Tagesgeschäft noch auf andere Art und Weise unterstützen. Dies betrifft beispielsweise die Auftragsabwicklung und Dokumentation beim Kunden vor Ort. Viele Programme bieten hierfür Funktionen, um Lieferscheine zu scannen, Verträge abzurufen und die Empfänger direkt auf dem Smartphone oder Tablet für den Erhalt der Ware unterzeichnen zu lassen. Zudem lassen sich auch Liefernachweise mit Fotos erstellen. Ähnlich funktioniert auch die Schadensdokumentation, sollte sich auf der Fahrt ein Unfall ereignen.
Welche Vorteile bieten Apps für die Disposition?
Nutzen Sie und Ihre Fahrer Dispositions-Apps in Verbindung mit entsprechender Backend-Software, dann optimieren Sie damit Ihren Arbeitsalltag in vielerlei Hinsicht. Im Vordergrund stehen hierbei selbstverständlich die schnellere Auftragserfassung und -kommunikation. Durch die digitale Unterstützung wird der Aufwand hinsichtlich der notwendigen Informationsflüsse maßgeblich reduziert und durch die Präzisierung der Angaben können Fahrer ihre Aufgaben effizienter abwickeln. Funktioniert die Disposition reibungslos, können Mitarbeiter in ihrer Arbeitszeit insgesamt mehr schaffen – so lässt sich etwa bei Kurzstrecken die Anzahl der Touren steigern, die die Fahrer in einer Schicht bewältigen können.
Weitere nennenswerte Vorteile ergeben sich aus der Arbeit mit elektronischen Dokumenten. So müssen Disponenten sowie Fahrer keine Formulare mehr händisch im Büro oder unterwegs ausfüllen, ausdrucken oder Blanko-Exemplare ausgedruckt mitführen. Stattdessen findet die Dokumentation digital auf dem PC oder Smartphone statt, auch vor Ort beim Kunden. Dies führt nicht nur ebenfalls zu einem schnelleren Arbeiten, auch Papier und Toner werden eingespart, was zum einen nachhaltiger ist und zum anderen auch Betriebskosten senkt. Statusänderungen sind außerdem direkt in Echtzeit verfügbar und müssen nicht kurz vor Feierabend händisch eingegeben werden.
Nicht zuletzt bieten die Apps zusätzlichen Mehrwert über weitere Funktionen, welche die verschiedensten Prozesse unterwegs erleichtern und beschleunigen, ja teils sogar automatisieren können. So helfen sie bei der Auftragsabwicklung, erfassen gegebenenfalls die Arbeitszeit, geben Auskunft über Urlaub und Abwesenheiten oder liefern Daten zur Analyse und Auswertung der Tour für spätere Planungsaufgaben.
Fazit: Apps zur Disposition bieten einen immensen Mehrwert
Logistik-Software ist in der heutigen Transportlogistik schon nahezu eine Notwendigkeit, um den wachsenden Anforderungen der Kunden gerecht zu werden und konkurrenzfähig zu bleiben. Und gerade in einem so mobilen Wirtschaftszweig sind Apps zur Disposition und zur Abwicklung weiterer logistischer Aufgaben weitaus vorteilhafter als lediglich eine starre Software auf den Computern in der Zentrale. Als effektive Schnittstelle zwischen Planer und Fahrer:innen verbessern die Anwendungen für Smartphone oder Tablet die Kommunikation zwischen allen Mitarbeitern und nicht zuletzt mit dem Kunden. Zudem werden Informationsflüsse dank der Digitalisierung nicht nur schneller, sondern auch präziser. Wichtige Hinweise können so nicht verloren gehen. Darüber hinaus bieten Apps zur Disposition weitere hilfreiche Funktionen, die den Fahrern und Fahrerinnen noch andere Schritte bei der Auftragsabwicklung erleichtern.
Disposition per App: sendOS erleichtert Ihnen das Tagesgeschäft
Suchen Sie nach einer nutzerfreundlichen und kompakten App für Ihre Disposition, dann nutzen Sie sendOS. Unser leistungsstarkes send.MOBILE – gekoppelt mit der Backend-Software send.WORX – erleichtert Ihnen die Auftragserfassung und -übermittlung enorm und benachrichtigt Ihre Fahrer schnell und unkompliziert über sämtliche neuen Aufträge und Auftragsänderungen. Somit sparen Sie Zeit und Kosten ein und können sich besser auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Unsere Tools sind als „Software-as-a-Service“ (SaaS) verfügbar und in eine Cloud ausgelagert. Dank moderner und ausfallsicherer Speicherung Ihrer Daten sind diese zudem standort- und geräteunabhängig verfügbar. Sie und Ihre Fahrer können die Software also jederzeit und überall nutzen. Selbstverständlich kümmern wir uns dabei um die gesamte Wartung des Systems.
Haben Sie noch weitere Fragen zu sendOS und seinen vielfältigen Funktionen – neben der App zur Disposition auch digitale Tools zur Tourenplanung oder für das Rechnungswesen – dann rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine Mail. Gern stellen wir Ihnen unsere Software in einem persönlichen Beratungsgespräch ausführlicher vor. Möchten Sie die Anwendungen vorab testen, steht Ihnen dafür eine 14-tägige, kostenlose Demoversion zum Download bereit.
