In Speditionen und bei KEP-Diensten (Kurier-, Express- und Paketdiensten) sind die Transportfahrzeuge das wichtigste Arbeitsgerät und die Fahrer das Herzstück des Arbeitsalltags. Nur wenn der Fuhrpark in einwandfreiem Zustand ist und von seinen Fahrzeugführern effizient genutzt wird, können Logistikunternehmen ihre Aufträge schnell, präzise und vor allem wirtschaftlich abwickeln. Flottenmanagement-Software hilft dabei, die Kraftfahrzeuge und deren Einsatz übersichtlich zu verwalten. Was Software zum Flottenmanagement in der Logistik leisten kann, verrät Ihnen send-os.com.
Gute Gründe für sendOS
Erfahrung & Know-how
sendOS entwickelt seit über 10 Jahren digitale Lösungen für die Logistik. Wir kennen die Praxis genau. Unsere Software bildet alle wichtigen Prozesse wie Auftragsverwaltung, Disposition und Fahrzeugortung ab.
Innovation & Engagement
sendOS unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihres Transportunternehmens. Nutzen Sie die Potenziale der Logistik 4.0. durch Reduzierung des Organisationsaufwandes, Kosteneinsparungen und vieles mehr.
Einfachheit & Sicherheit
sendOS-Lösungen sind einfach, übersichtlich und dank Cloud-Computing flexibel. Für unsere Logistik-Software gelten höchste Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz.
Wie funktioniert Flottenmanagement-Software?
Ein Flottenmanagementsystem besteht in der Regel aus drei Komponenten. Das Anschlussstück bildet ein Bordcomputer, der in den Transportfahrzeugen installiert ist und über den sich Daten einspeisen und Informationen abrufen lassen. Das Terminal ist dabei via Internet bzw. Mobilfunk mit der Flottenmanagement-Software verbunden, über die der Nutzer im Backoffice – etwa der Fuhrparkmanager oder Tourenkoordinator – die Informationen vom Fahrer erhält und diesem auch selbst Anweisungen übermitteln kann. Der Software liegen selbstverständlich Datenbanken zugrunde, die die eingehenden Daten sammeln, übersichtlich darstellen, archivieren und je nach Komplexität des Systems auch analysieren können, um etwa Optimierungspotential ersichtlich zu machen.
Was sind die Einsatzgebiete von Flottenmanagement-Software?
Hauptaufgabe einer Flottenmanagement-Software ist die Dokumentation und Verarbeitung aller Informationen zu den Touren, die mit dem jeweiligen Fahrzeug gefahren werden. Hierzu zählen zum Beispiel die Positionsbestimmung, die Erfassung der Lenk- und Ruhezeiten sowie eventueller Wartezeiten und weiterer tourenbezogener Daten. So lassen sich unter anderem (in Verbindung mit GPS) Transportfahrzeuge orten und voraussichtliche Ankunftszeiten ermitteln, der Kraftstoffverbrauch registrieren und prognostizieren sowie die Arbeitszeiten der einzelnen Fahrer erfassen. Über den Bordcomputer ist ebenfalls eine unkomplizierte Kommunikation des Fuhrparkleiters oder eines anderen Verantwortlichen mit den Fahrzeugführern möglich, etwa, wenn sich Änderungen hinsichtlich bestimmter Aufträge und Routen ergeben. Bestimmte Flottenmanagement-Software erfasst auch den Beladungsgrad und weitere Statusinformationen der Kfz.
Welche Vorteile bietet der Einsatz von Flottenmanagement-Software?
Mit Flottenmanagement-Software lässt sich der Arbeitsalltag in Transportunternehmen schnell und unkompliziert planen. Koordinatoren und Fahrer können auch deutlich einfacher auf eventuelle Änderungen reagieren. Mithilfe der gesammelten Fahrberichte ist es möglich, Defizite bei der Tourenplanung zu erkennen und diese zu beheben, um einen besseren Transportfluss zu ermöglichen. Durch die Kalkulation von Ankunftszeiten und Verzögerungen wird zudem die Transparenz bei der Zusammenarbeit mit Subunternehmen oder Kunden erhöht, wovon beide Seiten bei der Planung des Tagesgeschäfts profitieren. Auch die Buchhaltung wird durch Flottenmanagement-Software anteilig erleichtert, denn mit den aufgezeichneten Daten gestaltet sich die Gehaltsabrechnung weitaus simpler. Des Weiteren ermöglicht es die automatische Datenerfassung, Betriebsstunden der Fahrzeuge aufzulisten, Prognosen über die weitere Belastung zu erstellen, Auslastungen zu optimieren und Wartungen sowie Ausfallzeiten zu planen. Nicht zuletzt lässt sich die Verwaltung des gesamten Fuhrparks mithilfe der Software zu recht niedrigen Fixkosten zentralisieren und übersichtlicher gestalten, was zusätzlich Zeit und finanzielle Ressourcen spart.
Wann lohnt sich welche Flottenmanagement-Software?
Die Digitalisierung in der Logistik ist schon lange nicht mehr abhängig von der Größe oder den Aufgabengebieten eines Transportunternehmens. Durch die Vielfalt der Anbieter und verfügbaren Lösungen ist Speditionssoftware mittlerweile auch erschwinglich für kleine Firmen. Bereits ab drei bis vier Fahrzeugen im Fuhrpark lohnt es sich, eine Software fürs Flottenmanagement zu implementieren. Diese sollte in jedem Fall drei Bereiche abdecken:
- Verwaltungsfunktionen zur Zeitersparnis und Rechtssicherheit
- Fahrzeugortung zur Planung und Optimierung von Touren und Aufträgen
- Fahrdatendokumentation für Fahrtenbücher und Gehaltsabrechnung
Die Entwickler bzw. Anbieter der Software gestalten diese meist modular, um sowohl kleineren als auch großen Firmen optimale Lösungen zu bieten. Der Kunde kann sich in diesem Fall nach dem Baukastenprinzip selbst aussuchen, welche Funktionen seine Flottenmanagement-Software beinhaltet und welche für seinen Arbeitsalltag irrelevant sind. Selbstverständlich wirkt sich der Umfang des letztendlich gewählten Paketes auch auf die Kosten des Abonnements aus, wodurch sich unnötige Mehrinvestitionen vermeiden lassen.
Flottenmanagement-Software ist ein Baustein, den die Optimierungsmöglichkeiten im Rahmen der Logistik 4.0 bieten. Ihn konsequent im Speditionsalltag zu nutzen, bringt nicht nur eine Zeit- und Kostenersparnis. Die so ermöglichte, neue Transparenz für alle eröffnet ebenso neue Umsatz- und Gewinnchancen. So werden beispielsweise Informationen zur Fahrzeugflotte (Auslastung, CO2-Bilanz, usw.) im Rahmen des Lieferkettengesetzes zu wichtigen Argumenten für potentielle Neukunden. Auch Stammkunden interessieren sich verstärkt für diese Daten, wenn sie ihr Unternehmen nachhaltiger ausrichten möchten. Transportunternehmen, die diese Daten problemlos liefern können, werden die Kundenbindung weiter forcieren.
Fazit: Warum sich Flottenmanagement-Software im Speditionsalltag lohnt
Flottenmanagement-Software ermöglicht es Transportunternehmen, viel Zeit und Ressourcen einzusparen. Das Tool erleichtert Planern und Koordinatoren die Arbeit, hilft dabei, Defizite zu beheben und neue Chancen wahrzunehmen, und gestaltet auch den Arbeitsablauf der Fahrer angenehmer und flexibler. Der gesamte Fuhrpark wird besser ausgelastet und vorhandene Kapazitäten lassen sich optimal nutzen. Zudem schaffen die Programme mehr Transparenz, was nicht nur die Arbeitsflüsse im Unternehmen beschleunigt, sondern gleichfalls eine effizientere Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern fördert.
Mit sendOS erhalten Sie kompakte, nutzerfreundliche Flottenmanagement-Software
Echtzeit-Fahrzeugortung, einfache Mitarbeiter- und Kundenkommunikation, mehr Transparenz und weniger Verwaltungsaufwand: All das erhalten Sie mit sendOS: unserer übersichtlichen und leicht zu handhabenden Flottenmanagement-Software. Die vielseitigen, individuell buchbaren Module der Software erleichtern Ihnen das Tagesgeschäft und Sie haben mehr Zeit, sich auf Ihre Kernaufgaben zu konzentrieren – beispielsweise die Neukundenakquise. Dabei können Sie und Ihre Mitarbeiter von überall auf alle nötigen Touren- und Auftragsinformationen zugreifen, denn sendOS ist auch für mobile Geräte verfügbar und bedient sich flexibler Cloudspeicherung unter Einhaltung strenger Datenschutzrichtlinien. Zudem sind unsere Server durch redundante, sich ständig spiegelnde Festplatten absolut ausfallsicher.
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