Bei Warenlieferungen aller Art ist es üblich – wenn auch nicht gesetzlich vorgeschrieben – einen Lieferschein beizufügen. Dieser beinhaltet verschiedene Informationen, meist für den Empfänger, etwa Angaben zu Lieferant und Lieferort, Sendungsumfang, Preise oder Lagerhinweise. Sinn und Zweck eines Lieferscheins – auch Warenbegleitschein oder Warenbrief genannt – ist es, verschiedene Geschäftsabläufe zu vereinfachen. Erfahren Sie mehr auf send-os.com.
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Was sollte ein Lieferschein alles beinhalten?
Es bestehen weder gesetzliche Vorgaben für die Erstellung eines Lieferscheins noch vorgeschriebene Regelungen für seinen Inhalt – er muss lediglich die Mindestanforderungen für Geschäftsbriefe erfüllen. Diese beinhalten etwa Firmenname und -rechtsform, Firmensitz, Gesellschaftsnummer und Name der Geschäftsführer sowie (sofern vorhanden) Aufsichtsratsvorsitzenden. Alle Angaben darüber hinaus sind nicht verpflichtend, sodass Lieferscheine in der Ausführung stark variieren können.
Dennoch werden die Warenbegleitpapiere von vielen (Transport)Unternehmen genutzt, um sowohl für die eigene Firma relevante Daten festzuhalten also auch ihren Kunden einen Mehrwert hinsichtlich Prüfung und Kontrolle zu liefern. Dabei werden in der Regel folgende Daten erfasst:
- Namen von Lieferant und Empfänger
- Lieferadresse des Kunden
- Auftragsname und -nummer
- Datum des Auftrags und Zeitpunkt der Lieferung
- Spezifikationen zur Sendung (Warenbezeichnung, Menge, Gewicht, Einzelpreise)
- Zusammenstellung und Anzahl der Pakete, Paletten, etc.
- evtl. Angaben zu Kommission und Lagerung
- evtl. Informationen zu noch zu tätigenden Nachlieferungen
Der Lieferschein einer Sendung begleitet sie und erreicht den Kunden zusammen mit der Ware, anders als die Rechnung, die auch getrennt von der Lieferung verschickt werden kann. Dennoch handelt sich es bei einem Lieferschein um eine Urkunde – wenngleich auch „nur“ um ein Prüfdokument. Daher sind sowohl Aussteller als auch Empfänger verpflichtet, ihn sechs Jahre lang aufzubewahren. Warenbegleitpapiere und die Rechnung des Auftrags können auch in einem Dokument konzipiert sein und gemeinsam abgewickelt werden. In diesem Fall sind logischerweise alle für die Rechnungsstellung erforderlichen Angaben zu integrieren und es besteht eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.
Lieferscheine im Zeitalter der Digitalisierung
Mit der immer schneller voranschreitenden Digitalisierung hat sich auch die Handhabung von Lieferscheinen gewandelt. So erfolgen die Anfertigung, Bereitstellung und Archivierung immer öfter über die elektronische Datenverarbeitung und nicht selten auch in Verbindung mit spezieller Logistik-Software. Händisch geschriebene Lieferscheine gehören schon seit Jahren der Vergangenheit an, doch auch das Ausdrucken einer physischen Kopie wird allmählich rarer – dem papierlosen Büro sei Dank. Stattdessen erfolgen Mitführung, Bereitstellung und die letztendliche Unterzeichnung durch den Kunden immer mehr mithilfe mobiler Geräte, anfangs mit speziell hierfür konzipierter Technik, mittlerweile auch mit Smartphones und Tablets sowie den dazugehörigen Apps. Dies sorgt nicht nur für mehr Ordnung bei der Verwaltung der Dokumente, sondern spart zugleich Kosten für Büromaterial und ist umweltfreundlicher.
Ähnlich verhält es sich mit der Aufbewahrung von Lieferscheinen. Auch hier hilft die Digitalisierung mit den passenden Programmen dabei, die Dokumente ordnungsgemäß, sortiert, platzsparend und vor allem sicher zu archivieren. So besteht etwa keine gesetzliche Vorgabe, Warenbegleitscheine (oder auch Rechnungen) im Original aufzubewahren. Stattdessen genügt eine digitale Kopie, sofern diese bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmt und Unterschriften sowie Eingangsstempel gut lesbar sind. Ansonsten verliert das Dokument seine Gültigkeit. Die Kopie kann etwa durch das Einscannen eines unterschriebenen Lieferscheins entstehen. Greifen Transportunternehmen von Anfang an auf eine elektronische Lösung zurück, wird die Datei einfach nur in einer Datenbank abgespeichert. Dies hat neben der leichteren Lagerung ebenfalls den Vorteil, dass sich Dokumente bei einer erforderlichen Nachprüfung auch deutlich einfacher finden lassen. In der Regel bieten Datenbanken hierfür verschiedene Such- und Filteroptionen bis hin zur Volltextsuche nach einer OCR, um die benötigten Papiere mit nur wenigen Klicks wieder abzurufen.
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Um sich die Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Lieferscheinen zu erleichtern, vertrauen Sie auf sendOS. Unsere cloudbasierte Logistik-Software bietet Ihnen alle Tools, die Sie hierfür brauchen: von Vorlagen zur Anfertigung über mobile Anwendungen für die Mitführung und digitale Unterzeichnung beim Kunden bis hin zu Datenbanken für eine sortierte Ablage. So schaffen Sie Ordnung in Ihrem Tagesgeschäft und sparen außerdem auch Zeit und Kosten ein. Darüber hinaus können Sie bei sendOS noch viele weitere Funktionen hinzubuchen, die für die Digitalisierung Ihres Transportunternehmens unerlässlich sind, zum Beispiel eine präzise GPS-Fahrzeugordnung oder Anwendungen für die Abrechnung und Buchhaltung in Ihrer Firma. Durch den modularen Aufbau unserer digitalen Logistik-Lösung entscheiden Sie dabei selbst, wie Ihr individuelles Software-Produkt am Ende aussieht, und zahlen lediglich für das, was Sie auch wirklich nutzen. Über unseren Cloudspeicher haben Sie jederzeit und von überall aus Zugriff auf Ihre Daten. Wartung und Aktualisierung der Systeme übernehmen unsere IT-Spezialisten – Sie selbst und Ihre Mitarbeiter:innen müssen sich um nichts kümmern.
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