Verschiedene Software-Lösungen erleichtern die Arbeit in nahezu allen Wirtschaftszweigen. So können Aufgaben etwa schneller, einfacher und übersichtlicher erledigt werden. Besonders praktisch ist dabei so genannte Groupware, die das digitale Zusammenarbeiten mehrerer Mitarbeiter ermöglicht – dies geschieht etwa über File-Sharing, gemeinsame Datenbanken und -ablagen, mobile Applikationen und vieles mehr. Erfahren Sie mehr zu der Kollaborationssoftware auf send-os.com.
Gute Gründe für sendOS
Erfahrung & Know-how
sendOS entwickelt seit über 10 Jahren digitale Lösungen für die Logistik. Wir kennen die Praxis genau. Unsere Software bildet alle wichtigen Prozesse wie Auftragsverwaltung, Disposition und Fahrzeugortung ab.
Innovation & Engagement
sendOS unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihres Transportunternehmens. Nutzen Sie die Potenziale der Logistik 4.0. durch Reduzierung des Organisationsaufwandes, Kosteneinsparungen und vieles mehr.
Einfachheit & Sicherheit
sendOS-Lösungen sind einfach, übersichtlich und dank Cloud-Computing flexibel. Für unsere Logistik-Software gelten höchste Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz.
Was genau ist Groupware?
Als Groupware wird jede Art von Software bezeichnet, die sich als Gruppe nutzen lässt und somit eine geteilte Arbeitsumgebung bereitstellt. Dabei weist sie im Vergleich zu anderen Software-Systemen verschiedene Eigenschaften auf. So ist es das Hauptziel einer Groupware, sämtliche Nutzer so wenig wie möglich zu isolieren und ein hohes Maß an Transparenz zu schaffen. Das gemeinsame Arbeitsumfeld muss zudem in der Regel nicht aktiv gesteuert werden (etwa durch das Schreiben von Mails oder Versenden von Dokumenten), sondern die Informationen liegen nach der Erstellung sämtlichen Teilnehmern der Gruppe vor, für gewöhnlich auf geteilten Datenbanken und -ablagen. Die Zusammenarbeit lässt sich in guter Groupware zumeist räumlich und zeitlich getrennt realisieren. So müssen sich die Mitarbeiter:innen etwa nicht im selben Büro aufhalten bzw. hardwaretechnisch verbunden sein und auch eine Anwesenheit bei der Erstellung und Teilung von Informationen ist nicht vonnöten.
Ein weiteres wichtiges Merkmal von Groupware ist es, dass die Software-Lösung extrem flexibel ist – und auch sein muss. Unternehmen sowie die Arbeitsgruppen in diesen sind es schließlich ebenfalls: Sie wachsen dynamisch und ändern ihre Strukturen fortwährend. Daher ist es von großer Bedeutung, dass sich Groupware bei Bedarf leicht skalieren und auch individualisieren lässt, um allen Teilnehmern ein zufriedenstellendes Arbeiten zu ermöglichen. Dafür unabdingbar ist ein durchdachtes Rollensystem. Auch eine gute Gruppenkenntnis ist erforderlich. Dies bedeutet, dass sämtliche Mitarbeiter:innen über alle anderen Gruppenteilnehmer sowie deren Aktivitäten informiert werden, beispielsweise wenn eine neue Person der Gruppe beitritt, eine alte sie verlässt oder aber jemand Informationsbestände ändert. Nicht zuletzt spielt die Synchronisation bei Groupware eine entscheidende Rolle. Das System muss immer (auch bei paralleler Nutzung) einen einheitlichen Datenstand gewährleisten und Versionskonflikte selbstständig beheben. Klassischerweise sind Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), ERP-Software oder CRM-Module als Groupware konzipiert.
Welche Vorteile bringt die Nutzung von Groupware?
Entscheiden sich Unternehmen dafür, Groupware für ihre Workflows zu etablieren und zu nutzen, ziehen sie daraus nicht nur die Vorteile der „normalen“ Digitalisierung. Aufgrund der besonderen Software-Architektur und Nutzungsmöglichkeiten bieten die Kollaborationssysteme noch weitere Vorzüge, die das Arbeiten weiter vereinfachen und beschleunigen. Hierzu zählen beispielsweise:
- Zentrales System: Mit einer Groupware zentralisieren Firmen die verschiedensten IT-Prozesse, unter anderem Datenspeicherung und Informationsflüsse. Hierdurch lassen sich nicht nur redundante Datensätze reduzieren, sondern auch die Durchlaufzeiten werden verkürzt. Dies beschleunigt Planungs- und Kontrollaufgaben, vermeidet Fehlinformationen, senkt Kosten und steigert allgemein die Produktivität.
- Einheitliche Benutzeroberfläche: Mit der Etablierung einer einzigen Groupware für die Betriebsprozesse werden alle Tools nicht nur gebündelt, sondern ebenfalls genormt. Es muss so keine Einarbeitung in verschiedene Programme mehr erfolgen und auch Kompatibilitätsprobleme (etwa bei Datenformaten) werden verhindert.
- Verbesserte Kommunikation: Durch den Zugriff aller Mitarbeiter:innen auf ein und dieselbe Software- und Informationsumgebung lässt sich der Austausch von Daten deutlich beschleunigen. Hierzu zählen nicht nur Arbeitsanweisungen, sondern ebenfalls Termine, Urlaubs- und andere Ausfallzeiten und Ähnliches. In vielen Fällen ist nicht einmal mehr ein aktiver Datenaustausch vonnöten: Bestimmte Informationen zu Aufträgen, Fortschritten oder Komplikationen werden einfach nur im System hinterlegt und können anschließend von allen eingesehen werden.
- Virtuelle Aufteilung: Über die Anpassung von Zugriffsberechtigungen lassen sich in Groupware virtuelle Projekträume bilden, in denen das Arbeiten an bestimmten Aufgaben störungsfrei erfolgen kann. Über Authentifizierungsverfahren und -stufen lassen sich sensible Daten auch weitaus besser schützen.
- Ortsunabhängiges bzw. mobiles Arbeiten: Viele moderne Groupwares sind in der Regel auch als App für Smartphone oder Tablet verfügbar. Hierdurch ist ein orts- sowie geräteunabhängiger Zugriff auf alle relevanten Firmendaten möglich, die räumliche Anwesenheit am Arbeitsplatz ist nicht vonnöten. Vor allem in besonders flexiblen und mobilen Branchen, etwa in der Logistik und bei Vor-Ort-Dienstleistern wie Installateuren, ist dies von immensem Vorteil. Es ist auf diese Weise jedoch auch möglich, Arbeitsplätze ins Homeoffice zu verlagern und so mit einer besseren Work-Life-Balance Fachkräfte zu gewinnen und zu halten.
Immer bestens informiert mit Groupware von sendOS
Gerade Spediteure und Kuriere sind in ihrem meist hektischen Arbeitsalltag darauf angewiesen, Auftragseingänge, -details und -änderungen schnellstmöglich zu kommunizieren und auf mögliche Komplikationen unmittelbar zu reagieren. Mit der Groupware von sendOS ist dies kein Problem. Unsere cloudbasierte Software-Lösung für die Logistik bietet Ihnen hierfür geteilte Auftragsdatenbanken und Toureninformationen, auf die Sie und Ihre Mitarbeiter:innen jederzeit und von überall zugreifen können – auch unterwegs vom Smartphone aus. Darüber hinaus können Sie ebenfalls eine GPS-Fahrzeugortung, Programme für Buchhaltung und Belegwesen, Tools zur Erstellung von Angeboten und anderen Formularen und vieles mehr dazubuchen. Dabei entscheiden Sie in unserer modular konzipierten Software selbst, welche Funktionen Sie brauchen und für welche Sie letztendlich bezahlen wollen. Da sendOS als Cloudspeicher konzipiert ist, ist eine Installation der Programme auf Ihren eigenen Endgeräten nicht notwendig – alles liegt schon auf unseren Servern bereit und Sie müssen sich lediglich einloggen. Außerdem nehmen wir Ihnen die komplette Wartung und Aktualisierung des Systems ab.
Für weitere Information zu unserer praktischen und benutzerfreundlichen Groupware nehmen Sie einfach telefonisch oder per Mail Kontakt zu uns auf. Wir beraten Sie gern bezüglich unserer Speditionssoftware in der Cloud!
