In Unternehmen aller Art fällt eine Menge organisatorischer Aufwand an, der so genannte „Papierkram“. Hierzu zählen Aufträge, Rechnungen, Bestandslisten und vieles mehr. Um eine geordnete und fehlerfreie Bearbeitung, Versionierung und Ablage zu gewährleisten, erfolgen diese Prozesse mittlerweile überwiegend digital mithilfe von Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Dies bietet enorme Vorteile für Unternehmen sowie deren Partner und Kunden. send-os.com stellt Ihnen die DMS-Systeme genauer vor.
Gute Gründe für sendOS
Erfahrung & Know-how
sendOS entwickelt seit über 10 Jahren digitale Lösungen für die Logistik. Wir kennen die Praxis genau. Unsere Software bildet alle wichtigen Prozesse wie Auftragsverwaltung, Disposition und Fahrzeugortung ab.
Innovation & Engagement
sendOS unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihres Transportunternehmens. Nutzen Sie die Potenziale der Logistik 4.0. durch Reduzierung des Organisationsaufwandes, Kosteneinsparungen und vieles mehr.
Einfachheit & Sicherheit
sendOS-Lösungen sind einfach, übersichtlich und dank Cloud-Computing flexibel. Für unsere Logistik-Software gelten höchste Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz.
Einsatzgebiete und Vorteile von DMS
Nahezu alle Prozesse, für die vor einigen Jahrzehnten noch Papier zum Einsatz kam, werden heutzutage (gänzlich oder teilweise) in elektronischer Form abgearbeitet. Hierfür kommen Dokumenten-Management-Systeme zum Einsatz. Dadurch verlaufen organisatorische Prozesse deutlich geordneter und schneller. Zudem ist eine bessere Wiederauffindbarkeit bestimmter Informationen gewährleistet, denn die in den Datenbanken abgelegten Dokumente sind einfacher auffindbar – entweder per Schlagwortsuche oder per Volltextsuche. Zugleich können über DMS auch Daten zu Kunden, Aufträgen und weiteren Betriebsinterna leichter aktuell gehalten und mit Mitarbeitern, Partnern und Kunden geteilt werden. Dies vereinfacht die Steuerung und Kontrolle des Unternehmensalltags – besonders dann, wenn mehreren Personen erlaubt wird, simultan an den Daten zu arbeiten. Ein DMS protokolliert problemlos den Bearbeitungsstatus mit, so dass etwa Prozessfortschritte nachvollziehbar sind. Auch kann ein Mitarbeiter automatisiert benachrichtigt werden, wenn ein vorangegangener Arbeitsschritt erledigt wurde. So lassen sich Bearbeitungszeiten minimieren und Doppelarbeit vermeiden. Dokumentationen müssen nicht mehrfach oder anteilig erstellt und später zusammengetragen werden. Nicht zuletzt ist die Aufbewahrung von Informationen in digitaler Form deutlich sicherer, denn Datenträger oder Server sind in der Regel redundant ausgelegt. Selbst wenn einmal eine Komponente ausfällt, bleibt eine Kopie erhalten, sodass die Informationen jederzeit und dauerhaft zur Verfügung stehen.
Dokumenten-Management-Systeme sind dabei auf ihre spezifischen Aufgaben zugeschnitten und können unterschiedlichen Zwecken dienen. Ein DMS dient beispielsweise der Erfassung und Dokumentation von Kommunikationsflüssen (Geschäftsbriefe, E-Mails, Memos, usw.). Es kann gleichzeitig mit dem CRM gekoppelt werden, sodass ein direkter Zugriff auf Kundendaten möglich ist. Auch Auftragsdaten für die Auftragsabwicklung lassen sich im DMS hinterlegen. Es archiviert genauso Personalakten, Rechtsbelehrungen oder Handbücher. Ergänzt werden kann das DMS durch Tools für die Fakturierung, sodass sich Auftragsabrechnung und Bilanzierung beinahe von selbst erledigen. Die Einsatzmöglichkeiten eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) sind fast grenzenlos.
DMS in der Logistik und im Transportwesen
In Sachen Digitalisierung ist die Logistik eine der innovativsten Branchen. Die Nutzung von DMS-Lösungen bietet hier ein enormes Potenzial für die Prozessoptimierung. Gerade organisatorische Sachverhalte lassen sich durch den Einsatz von digitalen Alternativen deutlich einfacher von den Anwendern abarbeiten. Zudem können Transportunternehmen auch schneller in bestimmten Situationen reagieren, etwa bei Auftragsänderungen und anderen Planungsbelangen. Ebenso ist es wichtig, bestimmte Informationen zu Aufträgen und Kunden mit verschiedenen Personen im Betrieb zu teilen und zum Beispiel eine reibungslose Kommunikation zwischen Verwaltung, Fahrern und externen Partnern wie Verladern zu ermöglichen – auch hier helfen Dokumentenmanagement-Systeme dabei, Suchzeiten und Nachfragen zu verringern oder zu vermeiden. Außerdem können Speditionen und Kuriere ihren Kunden über digitale Kanäle Einsicht in den Lieferstatus gewähren, was Vertrauen schafft und die Kundenbindung verbessert.
Bessere Zusammenarbeit, Zeitgewinn, Übersichtlichkeit, geringere Verwaltungskosten: Die Gründe für die Etablierung von DMS-Software in der Logistik sind vielfältig. Allen ist jedoch gemein, dass sie die Effizienz und die Wirtschaftlichkeit von Speditionen, Kurier- und Paketdienstleistern enorm steigern. Mit sendOS haben Sie eine leistungsstarke und nutzerfreundliche Software-Lösung an Ihrer Seite, die Ihnen dank des integrierten DMS genau bei diesen Aufgaben hilft. Zudem sind unsere Logistik-Programme modular aufgebaut, so dass Sie sich aus den unterschiedlichen Bausteinen genau die Cloud-Lösung zusammenstellen können, die Sie für Ihr Tagesgeschäft benötigen. Selbstverständlich zahlen Sie auch nur für das, was Sie tatsächlich nutzen. Dank unseres zuverlässigen und durch redundante Festplatten ausfallsicheren Cloud-Speichers können Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden Informationen zu Aufträgen jederzeit und überall abrufen. Damit sind alle stets über Fortschritte und eventuelle Änderungen informiert. Die Daten sind dabei SSL-verschlüsselt und durch viele weitere serverseitige Sicherheitsmaßnahmen geschützt, so dass kein Unbefugter an sie gelangen kann.
Möchten Sie mit sendOS die Effizienz und Flexibilität in Ihrem Transportunternehmen steigern, dann setzen Sie sich einfach per Mail oder Telefon mit uns in Verbindung. Gern stellen wir Ihnen die Logistik-Software mit ihren Leistungen im Detail vor.
