Der Logistikalltag ist geprägt von den verschiedensten Herausforderungen. Auftragsannahme und Auftragsverwaltung müssen Hand in Hand gehen, indem die Aufträge zur Abarbeitung einzelnen Fahrern zugewiesen werden. Touren sind daher optimal zu planen, Auftragsänderungen und Fahrzeugausfälle zu berücksichtigen. Und schließlich ist es erforderlich, Kunden über die Fortschritte bezüglich ihrer Sendungen zu informieren und im Anschluss die Leistungen abzurechnen. Logistikmanagement-Software erleichtert viele diese Arbeiten maßgeblich. send-os.com klärt auf.
Gute Gründe für sendOS
Erfahrung & Know-how
sendOS entwickelt seit über 10 Jahren digitale Lösungen für die Logistik. Wir kennen die Praxis genau. Unsere Software bildet alle wichtigen Prozesse wie Auftragsverwaltung, Disposition und Fahrzeugortung ab.
Innovation & Engagement
sendOS unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihres Transportunternehmens. Nutzen Sie die Potenziale der Logistik 4.0. durch Reduzierung des Organisationsaufwandes, Kosteneinsparungen und vieles mehr.
Einfachheit & Sicherheit
sendOS-Lösungen sind einfach, übersichtlich und dank Cloud-Computing flexibel. Für unsere Logistik-Software gelten höchste Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz.
Welche Herausforderungen bestehen im Logistikmanagement?
Die Ansprüche an die Logistik steigen stetig. Auftragslasten und Sendungsumfang wachsen an, zugleich werden Liefertermine immer kürzer ausgelegt. Die Auftragserfassung und -koordinierung muss also schnell und übersichtlich erfolgen, damit die Arbeit ebenso zeitnah und präzise erledigt werden kann. Das mehrfache Erstellen von Daten oder das Nachtragen von Unvollständigkeiten bei Auftragsdetails verschwenden einerseits Ressourcen und können andererseits zu einer fehlerhaften Ausführung der Aufgaben führen. Um diesen Problemen aktiv entgegenzuwirken, gilt es, Informationen zu zentralisieren und so mehr Transparenz für alle am Prozess Beteiligten zu schaffen.
Ebenso wird für eine effiziente Planung eine umfangreiche Datenlage benötigt. Nur, wer über das Tagesgeschäft genau informiert ist, die tatsächliche Auslastung kennt und optimal gestaltet, kann im Wettbewerb bestehen, denn nur so lassen sich Aufträge termingerecht und wirtschaftlich abwickeln. Auch hierfür braucht es eine reibungslose Kommunikation und die Bündelung von Informationen bei den Mitarbeitern, die für die Prozessplanung und Koordination des Arbeitsalltags zuständig sind.
Hinzu kommt, dass gerade repetitive Aufgaben viel Zeit und Aufwand kosten. Hierzu zählen beispielsweise das Erstellen von Angeboten und Verträgen oder die Abrechnung mit den Kunden. Erschwert wird dies zusätzlich durch suboptimale Ordnungssysteme. Die Ablage in klassischen Papierordnern ist alles andere als übersichtlich und schnell. So kann sich allein eine längere Suche nach bestimmten Auftragsinformationen zu einem großen Nachteil für die flüssige Abwicklung des Tagesgeschäfts entwickeln.
Um sich diesen und vielen weiteren Herausforderungen entgegenzustellen, greifen Transportunternehmen vermehrt auf Software für ihr Logistikmanagement zurück. Die Programme werden dabei an die im Betrieb anfallenden Aufgaben angepasst und untereinander vernetzt, um maximale Transparenz und einen reibungslosen Informationsaustausch zu ermöglichen. Ebenso dienen sie dazu, bestimmte Arbeiten zu beschleunigen, zu erleichtern oder (anteilig) zu automatisieren, damit unnötiger Aufwand weiter reduziert wird. Dabei existiert Logistikmanagement-Software in den verschiedensten Ausführungen.
Welche Komponenten beinhaltet Logistikmanagement-Software?
Die Software, mit der Transportunternehmen die Effizienz Ihres Betriebs steigern und Aufwand sowie Kosten einsparen, kann vielfältige Funktionen bieten. Die wohl meistgenutzten Systeme sind hierbei Programme zur Fahrzeugortung, Tourenplanung und Navigation. Über einen im Transportfahrzeug befindlichen Signalgeber können Planer im Backoffice die Position von Fahrern und Sendungen in Echtzeit auf digitalem Kartenmaterial verfolgen und somit Routen leichter optimieren und bei Bedarf anpassen. Ebenso bietet die Software die Möglichkeit, auf neue Chancen besser zu reagieren, denn im Falle von kurzfristigen Aufträgen kann ein in der Nähe befindlicher Fahrer schnell zum Auftragsort geschickt werden. So ist es beispielsweise möglich, bei einer Leerfahrt auf dem Rückweg eine Beiladung mitzunehmen und so zusätzliche Frachtaufträge zu akquirieren. Solche Aufträge finden sich oft auf Frachtbörsen. Hier kann ein Transportunternehmen neue Kunden auf sich aufmerksam machen, indem für Beiladungen besonders günstige Frachttarife angeboten werden. Schließlich wurde schon die Hintour preislich so gestaltet, dass sie fürs Unternehmen rentabel ist.
Auch die Verwaltung der Auftragslast wird durch bestimmte Programme erleichtert. Mittels Datenbanken lassen sich alle für die Arbeit notwendigen Informationen schnell und übersichtlich zusammenfassen, überprüfen und an die zuständigen Mitarbeiter weiterleiten. Auf diese Weise entfallen etwa Funksprüche und Telefonate mit den Fahrern, ebenfalls wird das Risiko von Fehlinformationen verringert. Selbstverständlich ist eine umfangreiche Übersicht über die gesamte Auftragslage auch für Planungsbelange enorm hilfreich. So können Disponenten beispielsweise die optimale Auslastung der Fahrzeuge besser planen und mehrere Teilladungen zusammenfassen. Schließlich muss es nicht immer eine Komplettladung sein.
Das Rechnungs- und Belegwesen lässt sich mithilfe der entsprechenden Software ebenfalls maßgeblich verbessern, wenn alle nötigen Dokumente vom Angebot über die Lieferscheine bis hin zur Rechnung digital, sauber und vollständig vorliegen. Module dieser Art sind außerdem in der Lage, über Schnittstellen mit anderen IT-Komponenten zu kommunizieren. Durch diese Vernetzung von Auftragsdatenbanken und Kundenkarteien können die Programme Formulare teils automatisch ausfüllen. Das führt zur Entlastung der Mitarbeiter. Nicht zuletzt lässt sich über die Anwendungen auch der Datenverkehr mit dem Kunden einfacher und präziser abwickeln.
Dies sind selbstverständlich nur einige Beispiele dafür, wie Logistikmanagement-Software den Arbeitsalltag im Transportwesen optimiert. Jedes Unternehmen benötigt schließlich eine individuelle digitale Lösung, um Auftrags- und Datenmanagement, Disposition, Abrechnung und weitere Aspekte zu vereinfachen und zu beschleunigen.
Wie ist Logistikmanagement-Software konzipiert?
Neben dem variablen Funktionsumfang kann Logistikmanagement-Software auch auf verschiedene Art und Weise technisch umgesetzt sein. Hauptbestandteil bildet in der Regel immer eine Backoffice-Software, die an PC oder Laptop genutzt wird. Über diese verwalten dann die zuständigen Mitarbeiter die Datenbanken zu Aufträgen, Kunden, Rechnungen und Ähnlichem. Für eine flexiblere Anwendung existiert die Software verschiedener Anbieter jedoch mittlerweile auch als App für mobile Endgeräte, so dass die Arbeit mit den Systemen auch fernab der Zentrale (etwa im Außendienst oder Homeoffice) möglich ist. Gekoppelt sind die Backoffice-Programme mit den Fahrern über im Fahrzeug installierte Telematik oder ebenfalls über dazugehörige Apps auf den Smartphones der Mitarbeiter. Diese ermöglichen es zum Beispiel, auf die Daten der Planer unkompliziert zuzugreifen oder aber Nachrichten mit der Leitstelle auszutauschen, ohne dass hierfür umständliche Telefonate oder Funksprüche vonnöten sind.
Ebenfalls lässt sich Software für das Logistikmanagement in firmeninterne und cloudbasierte Systeme unterteilen. In ersterem Fall erfolgen die Implementierung, Bedienung und Instandhaltung der IT-Strukturen gänzlich auf den Rechnern und Servern des eigenen Unternehmens. Im Falle einer Cloud-Lösung nehmen Firmen hingegen die Dienste eines externen Anbieters gegen eine monatliche Nutzungsgebühr in Anspruch. Dieses Konzept ist als „Software-as-a-Service“ (SaaS) bekannt. SaaS bedingt zwar Abhängigkeiten von den Systemen eines Dritten und fortlaufende Kosten, dafür erhalten Anwender Programme und Netzwerkressourcen jedoch „bedienfertig“ über eine einfache Schnittstelle (Webbrowser, App). Auch um die Wartung der Hardware- und Software-Umgebung müssen Sie sich bei cloudbasierten Logistik-Lösungen nicht selbst kümmern. Und nicht zuletzt sind keine teuren Investitionen in die eigene IT vonnöten. Gerade Letzteres macht Logistikmanagement-Software auch für kleinere Unternehmen erschwinglich – folglich bewegt sich der derzeitige Trend immer stärker in Richtung Logistik-Cloud.
Wie erleichtert Logistikmanagement-Software den Geschäftsalltag?
Die Nutzung von Logistikmanagement-Software bietet für Transportunternehmen die unterschiedlichsten Vorteile. Abhängig davon, welche Programme und Module Sie in Ihr Tagesgeschäft integrieren, sind das zum Beispiel:
- kürzere Bearbeitungszeiten: Software zur Auftragsverwaltung und für das Rechnungswesen erleichtert die Erstellung der entsprechenden Dokumente und die Zusammenfassung von Informationen ungemein. Folglich ermöglicht sie es Ihren Mitarbeiter, Routineaufgaben weitaus schneller durchzuführen und dabei Zeit zu sparen. Sie können die so gewonnene Arbeitszeit wiederum für andere Aufgaben nutzen.
- bessere Übersicht: Die Arbeit mit elektronischen Daten ist deutlich einfacher und übersichtlicher als mit händischen Akten. Durch die Bündelung von Informationsflüssen in zentralen Systemen sowie Such- und Filteroptionen in den Datenbanken haben Sie alle wichtigen Details zu Aufträgen, Angeboten und Rechnungen immer schnell zur Hand. Dies erleichtert auch Planungsaufgaben maßgeblich.
- präzisere Kommunikation: Durch die Nutzung digitaler Kommunikationswege ist der Austausch wichtiger Informationen deutlich einfacher als durch Memos, Telefonate oder Ähnliches. Dies optimiert ebenfalls die Abwicklung des Tagesgeschäfts und verringert zudem das Risiko fehlerhafter oder unvollständiger Auskünfte.
- mehr Transparenz: Über die verschiedenen Module einer Logistikmanagement-Software können Sie zudem Ihren Kunden einen besseren Einblick in Auftragsfortschritte bieten. So lassen sich etwa leichter Avisierungen anfertigen und versenden, um Geschäftspartner über genaue Ankunftszeiten zu informieren. Alternativ ist es auch möglich, den Kunden Zugriff auf die Fahrzeug- bzw. Sendungsortung zu gewähren, sodass sie, ähnlich wie die Planer, den Transport ihrer Waren in Echtzeit verfolgen können.
- höhere Sicherheit: Digital archivierte Daten gehen deutlich seltener verloren als händische Akten. Durch die elektronische Speicherung – am besten mit Backup – sind alle notwendigen Informationen immer verfügbar und lassen sich schnell abrufen. So kommen Sie beispielsweise besser Ihrer Aufbewahrungs- und Nachweispflicht gegenüber Kunden sowie Behörden nach.
Fazit: Logistikmanagement-Software ist heutzutage fast schon unverzichtbar
Digitale Systeme finden immer stärker in den unterschiedlichsten Wirtschaftszweigen Verwendung, um Prozesse zu beschleunigen, Aufwand zu reduzieren und Kosten einzusparen. Auch im Logistikmanagement ist Software heutzutage eine wichtige Stütze, um das immer anspruchsvollere Tagesgeschäft von Transportunternehmen weiterhin effizient zu bewältigen und somit konkurrenzfähig zu bleiben. Die Programme sind dabei je nach Ausführung in der Lage, die unterschiedlichsten Geschäftsbereiche zu optimieren, von der Auftragsverwaltung über die Transportplanung bis hin zur Finanzbuchhaltung. Durch die mittlerweile breite Verfügbarkeit der Systeme und einen modularen Aufbau seitens der Anbieter findet jeder Logistikbetrieb, egal ob Spedition oder Kurierdienst, und unabhängig seiner spezifischen Ausrichtung (z. B. Überlandverkehr oder Krankentransport) und Firmengröße ein passendes Software-Produkt.
Nutzerfreundliche Software für Ihr Logistikmanagement erhalten Sie von sendOS
Um die vielfältigen Herausforderungen im Logistikalltag zu bewältigen, braucht es einen starken Partner in Sachen Digitalisierung. sendOS unterstützt Sie gern bei der Optimierung Ihres Tagesgeschäfts durch effiziente Software-Lösungen zum Logistikmanagement. Hier entwickeln Logistikprofis die Software für Logistiker. Wir wissen also genau, worauf es ankommt – beispielsweise auf Einfachheit und Übersichtlichkeit. Bei sendOS erhalten Sie Programme zur Verbesserung der unterschiedlichsten Prozesse in allen Geschäftsbereichen, von GPS-Fahrzeugortung und Tourenplanung über Datenbanken für die Auftragsverwaltung bis hin zu Tools für ein digitales Rechnungs- und Belegwesen. Dabei können Sie aus verschiedenen Modulen frei wählen und sich eine individuelle Logistik-Cloud zusammenstellen – Sie müssen also nicht für Software zahlen, die Sie ohnehin nicht benötigen. Ihre Daten werden in unseren datenschutzkonformen und ausfallsicheren Cloudspeichern hinterlegt, sodass Sie jederzeit und von jedem Endgerät darauf zugreifen können – auch per App von Smartphone oder Tablet aus. Ihre eigene IT-Abteilung hat zudem keinen Mehraufwand mit dem System, denn wir kümmern uns um die gesamte Wartung und Aktualisierung.
Vereinbaren Sie jetzt telefonisch oder per E-Mail einen Termin für ein persönliches Beratungsgespräch und wir stellen Ihnen die sendOS-Cloud für die Logistik mit all ihren Funktionen und Vorteilen genauer vor. Ihr Abonnement schließen Sie dann monatlich ab – Sie unterliegen also keinen langen Vertragsbindungen und bleiben flexibel. Um die einzelnen Module vorab zu testen, steht Ihnen außerdem eine 14-tägige kostenlose Demosoftware zur Verfügung.
