Logistikunternehmen sehen sich mit einer hohen Auftragslast konfrontiert. Oft benötigen Kunden Güter innerhalb kurzer Fristen. Viele Fahrer:innen und Fahrzeuge sind dafür gleichzeitig im Einsatz. Und selbstverständlich schließt sich diesen Prozessen eine Menge bürokratischer Aufwand an. Damit Sie hierbei nicht die Übersicht verlieren, ist es sinnvoll, Software zum Auftragsmanagement zu nutzen und die Abwicklung durch digitale Tools zu unterstützen. Erfahren Sie mehr auf send-os.com.
Gute Gründe für sendOS
Erfahrung & Know-how
sendOS entwickelt seit über 10 Jahren digitale Lösungen für die Logistik. Wir kennen die Praxis genau. Unsere Software bildet alle wichtigen Prozesse wie Auftragsverwaltung, Disposition und Fahrzeugortung ab.
Innovation & Engagement
sendOS unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihres Transportunternehmens. Nutzen Sie die Potenziale der Logistik 4.0. durch Reduzierung des Organisationsaufwandes, Kosteneinsparungen und vieles mehr.
Einfachheit & Sicherheit
sendOS-Lösungen sind einfach, übersichtlich und dank Cloud-Computing flexibel. Für unsere Logistik-Software gelten höchste Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz.
Was beinhaltet Software zum Auftragsmanagement?
Auftragsmanagement-Software kann je nach Anbieter unterschiedlich komplex aufgebaut sein. Wichtig sind hierbei vor allem Datenbanken zur Erfassung der bestehenden Aufgaben. In diesen lassen sich sämtliche nötigen Informationen zum Auftrag schnell und übersichtlich auflisten, etwa:
- Auftraggeber
- Lade- und Zielort
- Sendungsumfang und -details
- Fristen
- Transportdokumente
- und vieles mehr.
Die Tools beinhalten selbstverständlich auch Möglichkeiten, Angebote, Bestätigungen, Rechnungen und Gutschriften zu verwalten.
Neben der Darstellung und Bündelung von Informationen bietet Software zum Auftragsmanagement in der Regel auch Programme für eine effizientere Disposition. Hierdurch wird die Einteilung der Aufgaben und die Steuerung der notwendigen Prozesse für die Abwicklung noch einmal einfacher. So lassen sich Transporte bei Bedarf auch in Teilaufträge aufteilen oder zusätzliche Dienstleistungsaufgaben erfassen. Oftmals sind auch Module für einen schnelleren Kontakt mit den Fahrern sowie den Kunden integriert, sodass erstere etwa bequem über mögliche Änderungen der Route informiert werden und letztere zum Beispiel Lieferfortschritte einsehen können.
Nicht zuletzt bieten die Tools ebenfalls verschiedene Analyse- und Auswertungsoptionen und stellen Unternehmensstatistiken übersichtlich dar. So werden Sie etwa über die Auftragserfolge und Umsätze informiert oder können die Profitabilität den Kosten gegenüberstellen und so eventuell weitere Optimierungspotentiale in Ihrer Planung entdecken.
Welche Vorteile bietet Auftragsmanagement-Software?
Aus der konsequenten Verwendung von Auftragsmanagement-Software können Sie den verschiedensten Nutzen ziehen. Zum einen ist das Arbeiten mit digitalen Tools selbstverständlich einfacher und übersichtlicher als das händische Erstellen aller notwendigen Dokumente. Das spart sowohl Zeit als auch Kosten in der Verwaltung ein. Die zuständigen Mitarbeiter können sich so auf andere Aufgaben konzentrieren. In der Regel ist die Auftragsannahme dank digitaler Tools an 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr möglich. Die Akquise-Abteilung ist somit immer erreichbar. Das ist ein nicht zu unterschätzender Vorteil gegenüber der konventionellen, händischen Auftragsannahme.
Zudem sind elektronisch gelistete und archivierte Daten weitaus leichter wieder auffindbar – z. B. dank einer Schlagwort- und / oder Volltextsuche. Nichts kann mehr im Papierchaos verloren gehen, weil Widervorlagefristen automatisch vom System gesetzt und Statusänderungen an alle beteiligten Mitarbeiter entsprechend kommuniziert werden. Das reduziert die Komplexität der Auftragsverwaltung massiv.
Digitale Datenbanken ermöglichen auch eine weitaus schnellere Kommunikation. Je nach genutzter IT-Lösung können die Dateien unkompliziert mit Mitarbeitern sowie den Kunden geteilt werden. Ein langwieriger Versand oder eine individuelle Kommunikation bei jedem neuen Auftrag oder jeder Änderung entfällt. Auch hierdurch können Ihre Fahrer ihre Aufgaben flüssiger abwickeln, sind immer informiert und sämtliche Unternehmensprozesse werden weniger fehleranfällig. Ihren Kunden bieten Sie durch eine bessere Kommunikation und mehr Transparenz bezüglich Ihres Tagesgeschäfts ebenfalls einen zusätzlichen Mehrwert, was das Vertrauen steigert und die Geschäftsbeziehungen verbessert.
Nicht zuletzt bietet Auftragsmanagement-Software noch einen weiteren erheblichen Vorteil. Durch die Bündelung der Informationen erhalten Sie eine weitaus verlässlichere Planungsgrundlage für Ihren Geschäftsalltag. Dies ermöglicht Ihnen, die Effizienz Ihres Betriebs noch weiter zu steigern, Einsparpotentiale zu erkennen und bei noch offenen Kapazitäten neue, lukrative Chancen wahrzunehmen, sobald sie sich ergeben. So können Sie zum Beispiel bei Leerfahrten auf der Rückfahrt von einem Auftrag doch noch eine Beiladung oder Teilladung annehmen und somit neue Umsätze generieren. Solche Aufträge finden Sie beispielsweise auf Frachtbörsen, wo Sie diese Kapazitäten zu reduzierten Preisen anbieten können. Das macht Ihr Unternehmen für Neukunden interessant. Und Neukunden werden dank erstklassigem Service ganz schnell auch zu Stammkunden.
Worauf müssen Sie bei der Wahl von Auftragsmanagement-Software achten?
Durch die wachsende Notwendigkeit der Digitalisierung in nahezu allen Wirtschaftsbranchen gibt es mittlerweile recht viele Anbieter für Logistik-Software auf dem Markt. Und diese offerieren selbstverständlich alle mehr oder weniger unterschiedliche IT-Lösungen. Um den vollen Nutzen aus der Verwendung eines Programms zu ziehen, sollten Sie sich daher vergewissern, dass dieses auch genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Besonders praktisch ist es, wenn die Software modular aufgebaut ist. In diesem Fall können Sie sich die Komponenten, die Sie benötigen, einzeln aus dem Angebot buchen und müssen kein Geld für Bausteine ausgeben, die Sie ohnehin nicht nutzen.
Ebenso wichtig sind eine leichte Implementierung und Bedienbarkeit. Selbst die schnellste und umfangreichste Software zum Auftragsmanagement nützt schließlich nichts, wenn Sie Ihre Mitarbeiter erst einmal lange schulen und einarbeiten müssen, um die ersten Aufträge damit korrekt zu verwalten. Diese Prämisse trifft ebenso auf die Einbindung in den Arbeitsalltag zu. Sind vor der Arbeit mit den Programmen zunächst langwierige Installations- und Konfigurationsprozesse vonnöten, belastet dies nur unnötig Ihre IT-Abteilung – zumal die Maßnahmen bei jedem größeren Software-Update unter Umständen erneut anfallen.
Achten Sie zudem auf die Möglichkeit, die Software mit anderen Modulen oder eventuell bereits bestehenden IT-Strukturen zu verknüpfen. Hier sollten Sie besonderen Wert auf vorhandene Schnittstellen legen. Unser Tipp: Haben Sie eine bestimmte Software bereits im Auge, aber fehlt dort zur letztendlichen Kaufentscheidung eine bestimmte, von Ihnen benötigte Schnittstelle, reden Sie mit dem Entwickler. Software-Anbieter sind immer interessiert, gemeinsam mit ihren Kunden ihren digitalen Service weiterzuentwickeln. Schnittstellen lassen sich in der Regel recht leicht einbinden und so das API-Portfolio der Software-as-a-Service-Lösung meist problemlos erweitern.
Digitale Lösungen in der Logistik arbeiten umso effektiver, wenn sie untereinander vernetzt sind. Im Fall von Auftragsmanagement-Software ist es zum Beispiel enorm vorteilhaft, wenn diese auf andere Datenbanken und Kundenkarteien zugreifen kann, Optionen zur Routenplanung anhand der Auftragsdaten bietet und gegebenenfalls auch leicht zu handhabende Kommunikationsfunktionen zwischen Fahrer:innen und Backoffice integriert sind.
Fazit: Auftragsmanagement-Software gestaltet Ihre Arbeit leichter und übersichtlicher
Die Zeiten, in denen Papierchaos und brüchige Informationsflüsse in der Logistik herrschten, sind ein für alle Mal vorbei. Unternehmen, die hier nicht mit der Zeit gehen, gehen mit der Zeit! Die Lösung sind digitale Systeme, die Transportunternehmen den Arbeitsalltag enorm erleichtern, Daten bündeln und alle Akteure deutlich besser vernetzen. Das ist die Gegenwart und die Zukunft der Logistik. Mit Software zum Auftragsmanagement bewältigen Sie und Ihre Mitarbeiter eine Vielzahl an Aufgaben effizienter, sicherer und vor allem überschaubarer. So ist es möglich, die verschiedensten Dokumentations- und Abrechnungsprozesse mit wenig Aufwand sowie vollständig und nachvollziehbar abzuarbeiten. Des Weiteren lassen sich benötigte Informationen auch deutlich schneller wiederauffinden und bei Bedarf unkompliziert mit Ihren Mitarbeitern oder Kunden teilen. Eine umfangreiche Informationsbasis, die sich auf einen Blick abrufen lässt, unterstützt Sie darüber hinaus bei der weiteren Planung des Tagesgeschäfts und hilft Ihnen ebenso, auf Änderungen in der Auftragslage schnell zu reagieren.
sendOS bietet Ihnen nutzerfreundliche Software zum Auftragsmanagement
Möchten auch Sie die verschiedensten Prozesse in Ihrem Logistikunternehmen digitalisieren und somit Aufwand und Kosten einsparen, dann unterstützt Sie sendOS gern dabei. Unsere flexible und leicht zu handhabende Cloud-Lösung erleichtert Ihnen die Auftragsabwicklung ungemein – von der Erfassung über die Disposition bis hin zur Abrechnung. Somit rationalisieren Sie Ihr Tagesgeschäft, beschleunigen administrative Tätigkeiten und können sich besser auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Neben Software zum Auftragsmanagement bieten wir Ihnen ebenfalls Module zur Fahrzeugortung und Routenplanung sowie Funktionen zur Arbeitszeiterfassung, zur Digitalisierung des Belegwesens und vieles mehr. Stellen Sie sich aus verschiedenen Modulen einfach eine auf Ihren Betrieb maßgeschneiderte Software-Lösung zusammen und zahlen Sie nur für das, was Sie auch tatsächlich nutzen. Unsere Tools bedienen sich dabei einer praktischen Cloudspeicherung, wodurch Ihre Daten jederzeit und überall verfügbar sind – auch von mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets. Sich ständig spiegelnde Serverfestplatten machen das System dabei völlig ausfallsicher. Zudem muss sich Ihre eigene IT-Abteilung um nichts kümmern, denn wir übernehmen die Wartung und Aktualisierung der gesamten Software sowie der strengen Sicherheitsprotokolle.
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