Gerade in der Logistik schreitet die Digitalisierung rapide voran. Von der Auftragsverwaltung über die Tourenplanung bis hin zur Abrechnung unterstützen mittlerweile IT-Tools die Planer, Fuhrparkleiter, Fahrer und alle anderen Büromitarbeiter. Dabei bewegt sich der Trend jedoch weg von der firmeninternen Software-Lösung und hin zum Cloud-Computing, denn dieses bietet eine Reihe von Vorteilen. Wie Ihr Auftragsmanagement durch die flexiblen Cloud-Systeme noch effizienter und unkomplizierter wird, erfahren Sie auf send-os.com.
Gute Gründe für sendOS
Erfahrung & Know-how
sendOS entwickelt seit über 10 Jahren digitale Lösungen für die Logistik. Wir kennen die Praxis genau. Unsere Software bildet alle wichtigen Prozesse wie Auftragsverwaltung, Disposition und Fahrzeugortung ab.
Innovation & Engagement
sendOS unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihres Transportunternehmens. Nutzen Sie die Potenziale der Logistik 4.0. durch Reduzierung des Organisationsaufwandes, Kosteneinsparungen und vieles mehr.
Einfachheit & Sicherheit
sendOS-Lösungen sind einfach, übersichtlich und dank Cloud-Computing flexibel. Für unsere Logistik-Software gelten höchste Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz.
Analog und digital, intern oder Cloud: Braucht Auftragsmanagement überhaupt Software?
Vom Erhalt eines Auftrags bis hin zum Abschluss und der Entlohnung stehen die verschiedensten Aufgaben an. So müssen zunächst einmal Kundenanfragen bearbeitet, Preisinformationen kommuniziert und Angebote unterbreitet werden. Schließlich erfolgt der Abschluss von Verträgen und die anschließende Abwicklung des Auftrags. Hierbei kann es sich beispielsweise um den Transport von Gütern zum Kunden oder in ein Lager zur Selbstabholung handeln. Schließlich ist der Erhalt der Sendung über Nachweise zu dokumentieren. Im letzten Schritt erfolgt die Rechnungslegung.
Bei all diesen Prozessschritten ist es für Transportunternehmen natürlich notwendig, so effizient wie möglich zu arbeiten, um auch eine hohe Auftragslast fristgerecht und gewinnbringend zu bewältigen. Aus diesem Grund ist ein gutes Auftragsmanagement enorm wichtig. Das Erstellen händischer Unterlagen und das manuelle Planen aller nötigen Prozesse zur Abwicklung ist dabei jedoch mit viel Zeit und Aufwand verbunden. Es kann häufig zu Fehlern oder zu zeitlichen Verzögerungen (z. B. durch das Faxen von Angeboten) kommen.
Um diese Probleme zu minimieren, entscheiden sich immer mehr Logistikunternehmen bei der Organisation und Koordinierung des Tagesgeschäfts für digitale Lösungen. Hauptbestandteile einer solchen Software für das Auftragsmanagement sind Datenbanken zur Auftragserfassung und Angebotserstellung, die sich über unterschiedliche Masken bedienen lassen. So ist die Zusammenfassung und Verteilung von Informationen an alle Beteiligten möglich. Das oberste Ziel ist dabei stets die (Teil-)Automatisierung. Es ist dabei im ersten Schritt unerheblich, ob die Datenbanken nun in der Cloud oder als Teil einer firmeninternen Software-Lösung zur Verfügung stehen. Die meisten Tools zum Auftragsmanagement besitzen zudem Schnittstellen in Richtung Disposition und Fakturierung. Somit können Daten leicht weiterübermittelt und Fehleingaben reduziert werden. Vor allem Cloud-Lösungen zum Auftragsmanagement sind modular aufgebaut und lassen sich, auch im Hinblick auf effizientere Tourenplanung und präzisere Kommunikation mit den Mitarbeitern im Außendienst, mit weiteren Tools verbinden. Durch diese Integration liegen hier wirklich alle Daten auf einem zentralen, ausfallsicheren Server vor.
Was genau ist eine Cloud-Lösung fürs Auftragsmanagement?
Bei der Implementierung von digitalen Lösungen haben Unternehmen die Wahl zwischen einer firmeninternen Software oder dem Einsatz einer web- bzw. cloudbasierten IT-Umgebung. In ersterem Fall wird das System selbstständig auf eigenen Servern aufgespielt, genutzt und instandgehalten. Hierdurch haben Unternehmen die volle Kontrolle, tragen jedoch auch die gesamte Verantwortung. Dabei müssen für Implementierung, Zugriff und Vernetzung individuelle Konzepte ausgearbeitet und realisiert werden.
Bei der Nutzung computergestützter Systeme über eine Cloud – etwa Auftragsmanagement-Software als SaaS-Lösung – beziehen die Nutzer hingegen die Software samt zugehöriger Infrastruktur von einem Drittanbieter. Die IT-Umgebung ist bei Cloud-Systemen auf externe Server ausgelagert, auf die Unternehmen über Webbrowser oder andere Schnittstellen-Programme zugreifen. Eine umfangreiche, firmeninterne digitale Struktur ist dabei nicht vonnöten. Lediglich Endgeräte wie PCs, Laptops oder Smartphones sind erforderlich. Über diese erfolgt der Zugriff auf die Cloud-Lösung des Anbieters. Für die Nutzung zahlen Unternehmen dabei eine meist monatliche Gebühr, die sich nach dem Umfang der gebotenen Programme bzw. der ausgewählten Module richtet, denn oftmals können Firmen selbst entscheiden, für welche Services und Funktionen sie genau die Lizenzen erwerben.
Welche Vorzüge bietet das Auftragsmanagement in der Cloud?
Eine digitale Cloud für das Auftragsmanagement zu nutzen, ist in vielerlei Hinsicht vorteilhafter für Unternehmen, als eine eigene IT-Infrastruktur aufzubauen bzw. zu erweitern und zu unterhalten. Zum einen sind Cloud-Lösungen weitaus leichter zu implementieren: Sie greifen bei der Nutzung einfach auf eine bereits fertige Software-Lösung zu und müssen keine Programme auf Ihre eigenen Server aufspielen, die sie im Anschluss noch konfigurieren und warten müssten. Schließlich sind Logistik-Unternehmen auf den Transport von Gütern spezialisiert und nicht auf Software-Programmierung und die Errichtung hochmoderner IT-Infrastruktur.
Setzen Logistikunternehmen auf Cloud-Lösungen für das Auftragsmanagement und anderer Teilbereiche, so ist lediglich ein Webbrowser oder eine digitale Schnittstelle erforderlich, um auf die Dienste des externen Anbieters zuzugreifen – meist in Form eines Login-Portals oder einer leicht zu installierenden Smartphone-App. Da eine Cloudspeicherung nicht an die eigenen Festplatten gebunden ist, können Sie und Ihre Mitarbeiter zudem sämtliche Daten standortunabhängig abrufen, sofern eine Internetverbindung besteht.
Darüber hinaus lässt sich Logistik-Software über eine Cloud auch deutlich einfacher individualisieren. Die meisten Betreiber bieten modulare Lösungen an, bei denen sich Interessenten aus unterschiedlichen Programmen bzw. Lizenzen eine bedarfsgerechte IT-Struktur zusammenstellen können. Sie müssen in den meisten Fällen auf kein starres, monolithisches Produkt zurückgreifen, bei dem Sie eventuell auch für Funktionen zahlen, die Sie in Ihrem Tagesgeschäft überhaupt nicht benötigen. Mit einer Cloud bleiben sie stattdessen hochflexibel und anpassungsfähig. So lassen sich Cloud-Lösungen beispielsweise auch deutlich einfacher skalieren. Benötigen Sie weitere Software für einen neuen Arbeitsplatz, dann buchen Sie diese einfach hinzu oder bei Bedarf wieder ab.
Die höhere Flexibilität hat noch einen weiteren Vorteil: Für die Nutzung einer Cloud für Auftragsmanagement, Fuhrparkverwaltung, Tourenplanung oder andere Bereiche müssen Sie keine hohen Investitionen tätigen. An die Stelle des teuren Kaufs eines Software-Produkts treten hier deutlich geringere Gebühren. Das macht die Investitionen selbst für kleinere Kurier- und Expressunternehmen (sogenannte KEP-Dienste) lohnenswert. Möchten oder müssen Sie sich später einmal umentscheiden oder den Funktionsumfang Ihrer digitalen Logistik-Lösung anpassen, haben Sie jederzeit problemlos die Möglichkeit dazu, ohne dramatische Verluste wegen eines Fehlkaufs hinnehmen zu müssen.
Nicht zuletzt ist es auch hinsichtlich des eigenen Aufwands praktisch, eine Software-Cloud zu nutzen. Da die Server und die darauf gelagerten Programme von einem externen Dienstleister bereitgestellt und betrieben werden, unterliegt diesem auch vollständig die Wartung und Aktualisierung des Systems. Somit ist Ihre eigene IT-Abteilung nicht damit beschäftigt, sich um Daten, Protokolle, Updates und andere zeitintensive Aspekte zu kümmern, sondern kann sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. In der Regel werden Cloud-Lösungen auf Servern in Hochsicherheitsrechenzentren gehostet. Sie sind daher extrem ausfallsicher. Hier gibt es Konzepte für die Zugangskontrolle, für die Brandvermeidung und vor allem im Hinblick auf Datenverluste. Recovery-Funktionen, tägliche Backups und das Spiegeln von Festplatten in Echtzeit sind bewährte Strategien. Die Cloud-Anbieter verlassen sich dabei nicht nur auf eine Option, sondern nutzen in der Regel mehrere Optionen gleichzeitig. Einen solchen Aufwand kann die eigene IT-Abteilung von kleinen bis mittelständischen Transportunternehmen in der Regel gar nicht leisten.
Fazit: Auftragsmanagement über eine Cloud ist flexibel, individuell und günstig
Nicht umsonst entwickelt sich der Markt für Logistik-Software immer stärker in Richtung Cloud-Lösungen. Auftragsmanagement, Fuhrparkverwaltung und viele weitere Aspekte des Speditions- und Kurieralltags lassen sich dank der Digitalisierung immens optimieren. Eine web- bzw. cloudbasierte Lösung bietet ihren Nutzern ein hohes Maß an Flexibilität und Individualität bei gleichzeitig überschaubaren Kosten. Auch die firmeneigene IT hat nahezu keinen Mehraufwand durch die Datenstrukturen, denn der externe Betreiber der Server und Software ist dafür verantwortlich, den Kunden ein sicheres und reibungslos funktionierendes Produkt zu bieten. Nicht zuletzt sind Cloud-Systeme unkompliziert von überall aus abrufbar, lassen den Zugriff mehrerer Personen auf dieselben Daten zu und ermöglichen es, Informationen schnell und unkompliziert mit allen Nutzern des Systems zu teilen – neben Ihren Mitarbeitern beispielsweise auch mit Ihren Kunden. Dies ist besonders wichtig, wenn es um Fortschritte im Lieferstatus geht. Hier können Prozesse wie z. B. die Versendung der Avisierung teilweise vollständig automatisiert werden.
Transport- und Auftragsmanagement in der Cloud von sendOS
Suchen Sie nach einer Cloud-Lösung für Auftragsmanagement, Fahrzeugortung und Tourenplanung, Mitarbeiter- und Kundenkommunikation, dann nutzen Sie sendOS. Unsere flexible und nutzerfreundliche Cloud-Lösung hilft Ihnen dabei, die verschiedensten Prozesse in Ihrem Logistikunternehmen zu optimieren. Selbstverständlich ist es dabei gänzlich Ihnen überlassen, welche Module Sie buchen und nutzen möchten – so erhalten Sie ein genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Software-Produkt zu überschaubaren Kosten. Unsere Software konzentriert sich dabei bewusst auf das Notwendige, um einerseits schnell und übersichtlich zu sein und andererseits lange Einarbeitungszeiten zu vermeiden. Leichte Bedienbarkeit und sofortige Übersichtlichkeit liegen uns deswegen besonders am Herzen. Unsere Server werden dabei von unseren IT-Spezialisten gewartet und stetig aktuell gehalten. Dank sich in Echtzeit spiegelnder Festplatten sind Ihre Daten an 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr abrufbar und ausfallsicher gespeichert.
Setzen Sie sich bei Interesse an unserer cloudbasierten Logistik-Software einfach mit uns in Verbindung. Dies geht telefonisch oder per Mail. Wir beantworten gern all Ihre Fragen zu sendOS und seinen vielfältigen Funktionen. Vor einem Abonnement können Sie außerdem erst einmal eine 14-tägige Demoversion kostenlos und unverbindlich nutzen, um sich selbst von den vielen Vorteilen unserer digitalen Lösung für die Logistik zu überzeugen.
