In kaum einer anderen Branche ist Zeit ein so wertvolles Gut wie in der Logistik, denn hier gilt das Motto „Zeit ist Geld“. Lieferfristen sind oft knapp bemessen. Auf Auftragsänderungen und Komplikationen müssen Transportunternehmen schnell reagieren. Zugleich sind gesetzliche Arbeits- und Ruhezeiten einzuhalten – insbesondere bei Fahrern. Die Einsatzplanung und Arbeitszeiterfassung in der Logistik sind daher mit großem Aufwand verbunden. Dank der Digitalisierung lassen sich diese Aufgaben optimieren. send-os.com klärt auf.
Gute Gründe für sendOS
Erfahrung & Know-how
sendOS entwickelt seit über 10 Jahren digitale Lösungen für die Logistik. Wir kennen die Praxis genau. Unsere Software bildet alle wichtigen Prozesse wie Auftragsverwaltung, Disposition und Fahrzeugortung ab.
Innovation & Engagement
sendOS unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihres Transportunternehmens. Nutzen Sie die Potenziale der Logistik 4.0. durch Reduzierung des Organisationsaufwandes, Kosteneinsparungen und vieles mehr.
Einfachheit & Sicherheit
sendOS-Lösungen sind einfach, übersichtlich und dank Cloud-Computing flexibel. Für unsere Logistik-Software gelten höchste Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz.
Wo liegen die Herausforderungen bei der Arbeitszeiterfassung in der Logistik?
Wer sich normale Arbeitszeiten wünscht, sollte nicht in der Logistik tätig sein. Eine hohe Auftragslast und kurze Lieferzeiten sowie die Ansprüche der Kunden in Bezug auf Zuverlässigkeit und Termintreue gehören hier zum Arbeitsalltag – und das oft rund um die Uhr. Nicht selten müssen Planer und Fuhrparkleiter länger als üblich ihren Aufgaben nachgehen oder auch hin und wieder kurzfristig auf neue Chancen, Auftragsänderungen oder Komplikationen reagieren. Die Fahrer in Logistikunternehmen haben ebenfalls in der Regel keinen „Nine-to-Five-Job“. Sie sind stattdessen oft außerhalb der „gewöhnlichen“ Arbeitszeiten unterwegs und befördern Güter sehr früh morgens oder spätabends, teilweise sogar über Nacht – je nach Bedarf und Zeitdruck. Darüber hinaus gelten für das Führen von Kraftfahrzeugen zu gewerblichen Zwecken strenge, gesetzlich vorgeschriebene Lenk- und Ruhezeiten, deren Nichteinhaltung hohe Geldbußen nach sich ziehen kann.
Aus diesen vielfältigen Gründen gestalten sich die Schichtplanung und Arbeitszeiterfassung in der Logistik sowie die Abrechnung von Stunden als schwierig. Anstelle von (mehr oder weniger) geregelten Arbeitszeiten ist hier die Dokumentation und Zusammenrechnung von variablen Intervallen – unterbrochen von unterschiedlich langen Pausen – vonnöten. Dies stellt nicht nur einen zusätzlichen Aufwand für die Arbeiter in Logistikunternehmen dar, sondern ebenfalls für die Personalabteilung und die Buchhaltung, die letztlich die Führung von Arbeitszeitkonten mit entsprechender Abrechnung vornehmen müssen. Folglich geht an dieser Stelle viel Zeit und somit auch Geld verloren, was die Betriebs- und Personalkosten erheblich belastet.
Hilft Software bei der Arbeitszeiterfassung in der Logistik?
Um die Personaleinsatzplanung und Arbeitszeiterfassung in der Logistik zu verbessern und Mitarbeitern viel Aufwand zu ersparen, können Transport- und Verkehrsunternehmen auf die verschiedensten Software-Lösungen zurückgreifen. Hier gibt es sowohl zentrale Möglichkeiten mittels Terminals für die Verwaltung als auch mobile Alternativen für die Fahrer und Fahrerinnen. Gerade in letzterem Fall erleichtert das Zusammenspiel von moderner Telematik, Smartphone-Apps und anderen digitalen Systemen die Aufzeichnung der Arbeitszeiten ungemein und spart Ihren Mitarbeitern unterwegs viel Aufwand.
Die Arbeitszeiterfassung in der Logistik kann mithilfe der richtigen Tools sogar (teilweise) automatisiert werden. Hierfür bietet sich etwa Software zur GPS-Ortung an. Über im Fahrzeug verbaute Signalquellen und deren Kommunikation mit Backoffice-Anwendungen ist es möglich, Arbeitszeiten anhand der Bewegung des Fahrzeugs zu ermitteln und automatisch zu protokollieren. Zudem können die Systeme Fahrer auch auf verbleibende Restlenkzeiten bzw. die Einhaltung der Pausen- und Ruhezeiten hinweisen. Somit verringert die Software nicht nur erheblich den Dokumentationsaufwand, sondern trägt zugleich auch zu mehr Sicherheit bei der Abwicklung von Transportaufträgen bei.
Doch nicht nur die Nachverfolgung von Arbeitszeiten in der Logistik wird durch verschiedene digitale Tools erleichtert. So existieren auch die verschiedensten Anwendungen, die die Administratoren bei der Zusammenfassung und Lohnabrechnung unterstützen. Die Systeme ermöglichen es, Daten aus verschiedenen Quellen zur Arbeitszeiterfassung schnell zu bündeln, an eine zentrale Schnittstelle zu leiten und dort weiterzuverarbeiten. Auch dadurch reduziert sich der Verwaltungsaufwand maßgeblich.
Welche Vorteile bietet die digitale Arbeitszeiterfassung in der Logistik?
Digitale Systeme zur Arbeitszeiterfassung in der Logistik helfen nicht nur dabei, administrative Aufgaben leichter zu gestalten und zu beschleunigen. Dies erscheint anfangs als Hauptnutzen. Doch Software zur Arbeitszeiterfassung kann noch mehr. Sie ist in der Lage, Sie und Ihre Mitarbeiter auch bei der Personalplanung zu unterstützen. Mit den Tools und den daraus resultierenden Arbeitszeitkonten haben Sie immer einen genauen Überblick darüber, welche Ihrer Fahrer noch Kapazitäten offen haben, wer wie viele Überstunden gearbeitet hat oder aber auch, welche Urlaubsansprüche bestehen oder schon abgerufen wurden. Selbstverständlich lassen sich ebenfalls eventuelle Fehlzeiten von Mitarbeitern erfassen. Diese Informationen ermöglichen eine flexible und je nach Auftragslage bedarfsgerechte Schichtplanung. Zudem reduzieren digitale Logistik-Systeme zur Arbeitszeiterfassung auch Fehleingaben oder verhindern, dass die Dokumentation einmal in der Hektik des Arbeitsalltages vergessen wird und im Anschluss geschätzt werden muss.
Selbstverständlich machen Software-Lösungen sämtliche Prozesse bezüglich der Arbeitszeiten und Abrechnungen auch übersichtlicher. Digital erfasste und archivierte Daten werden im Gegensatz zu Logbüchern und anderen manuellen Protokollen sauber und leserlich erstellt. Benötigte Informationen lassen sich schnell und ohne nervenaufreibendes Suchen abrufen. Ein papierloser Betrieb ist zudem auch weitaus nachhaltiger und führt zu Einsparungen bei den Kosten für Büromaterial.
Fazit: Arbeitszeiterfassung in der Logistik mit digitalen Tools erleichtern
Nahezu jeder wirtschaftliche Prozess lässt sich mit Hilfe digitaler Lösungen vereinfachen und gerade das Transportwesen ist besonders Software-affin. So ist es nicht verwunderlich, dass sich neben der Routenplanung und Auftragsverwaltung auch die Arbeitszeiterfassung in der Logistik mittels digitaler Tools optimieren lässt. Über GPS-Ortung ist es möglich, Fahrtenbücher automatisch zu führen. So wissen Backoffice und Disposition immer genau, wer wie viel geleistet hat und wo es noch freie Kapazitäten gibt. Fahrer und Fahrerinnen müssen nicht mehr akribisch auf die Eintragung Ihrer Fahrtzeiten und gesetzlich vorgeschriebener Ruhepausen achten. Auf diese Weise spart jede Partei eine Menge Zeit und Aufwand ein, kann sich besser auf die wirklich wichtigen Arbeiten konzentrieren und behält dennoch immer den Überblick über alle Leistungen.
Arbeitszeiterfassung in Ihrer Logistik mit sendOS abwickeln
sendOS bietet Ihnen zur Digitalisierung Ihres Logistikalltags viele verschiedene Tools. Wählen Sie aus unterschiedlichen Modulen und Funktionen genau die aus, die sie wirklich benötigen. So stellen Sie sich Ihre individuelle Software-Lösung zusammen. Selbstverständlich zahlen Sie auch nur für das, was Sie tatsächlich brauchen. Wir bieten Ihnen Tools zur GPS-Fahrzeugortung und Navigation, Datenbanken zur Auftragsverwaltung, Programme zur Abrechnung und vieles mehr. Über unser send.MOBILE ist auch die Arbeitszeiterfassung Ihrer Logistiker und Fahrer:innen möglich. Unser System bedient sich dabei eines ausfallsicheren Cloudspeichers, sodass Sie und Ihre Mitarbeiter sämtliche Firmendaten standortunabhängig erstellen und eingesehen können. Auch die Kommunikation zwischen dem Backoffice und Ihren Fahrern wird durch ein nutzerfreundliches Nachrichtenmodul erleichtert. Entscheiden Sie sich für sendOS, übernehmen wir außerdem die gesamte Wartung und Aktualisierung der Cloudlösung für Sie, da es sich um einen „Software-as-a-Service“-Lösung (SaaS) handelt. Ihre Firma kann sich so auf das Kerngeschäft konzentrieren.
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