Die Abwicklung eines Auftrags in Unternehmen aller Art beginnt in der Regel mit dem Angebot, welches auf Anfrage eines Kunden erstellt wird. Hierbei sichert die ausführende Firma – ob Hersteller, Lieferant oder Dienstleister – dem Interessenten bestimmte Leistungen zu und gibt meist auch weitere Daten wie Lieferzeit, Preise oder Gewährleistungsinformationen an. Die Angebotserstellung kann dabei flexibel ausfallen und hängt von der Beschaffenheit der Leistung ab. send-os.com klärt über die Vorteile der digitalen Angebotserstellung auf.
Gute Gründe für sendOS
Erfahrung & Know-how
sendOS entwickelt seit über 10 Jahren digitale Lösungen für die Logistik. Wir kennen die Praxis genau. Unsere Software bildet alle wichtigen Prozesse wie Auftragsverwaltung, Disposition und Fahrzeugortung ab.
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Einfachheit & Sicherheit
sendOS-Lösungen sind einfach, übersichtlich und dank Cloud-Computing flexibel. Für unsere Logistik-Software gelten höchste Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz.
Wie erfolgt die Angebotserstellung?
Bevor Unternehmen einem Kunden ein Angebot unterbreiten, kommt es in der Regel von Seiten des Kunden zur Anfrage einer bestimmten Leistung. Dies kann die Lieferung einer Ware oder aber der Abschluss einer Dienstleistung sein, etwa Installations-, Montage- oder Wartungsaufgaben. Meist holen sich Kunden mehrere Angebote ein, um diese einem Vergleich zu unterziehen, und wählen schließlich den günstigsten, schnellsten oder verlässlichsten Betrieb für die Abwicklung des Auftrags aus, je nach Priorisierung. Der Angebotserstellung und -abgabe schließen sich dann die Bestellung von Seiten des Kunden, die Auftragsbestätigung und letztendlich der Kauf-, Liefer- oder ein anderer Leistungsvertrag an.
Für die Angebotserstellung gibt es keine formellen Vorgaben, so dass Angebote sehr unterschiedlich ausfallen können. In der Regel werden jedoch bestimmte Informationen festgehalten, um dem Kunden einerseits so viele Informationen wie möglich zum Leistungsumfang zukommen zu lassen, jedoch auch, damit sich Unternehmen bezüglich bestimmter Aspekte absichern können. Festgelegt werden zum Beispiel:
- Art, Umfang und Qualität der Leistung
- Mengen und Preise inklusive Boni, Skonti u. Ä.
- Zahlungsbedingungen
- Fracht- und Versandkosten
- Lieferzeit und -weg
- Eigentumsübergänge und -vorbehalte
- Gewährleistungsbedingungen
- Gültigkeitsdauer
Die Angebotserstellung muss nicht einmal (hand)schriftlich oder in einem separaten Dokument erfolgen. So ist es zum Beispiel ebenfalls möglich, Angebote mündlich, telefonisch oder aber per E-Mail oder anderen digitalen Kommunikationssystemen zu übermitteln. Ein schriftliches Angebot hat jedoch den Vorteil, dass sämtliche Informationen nachvollziehbar und jederzeit wieder abrufbar verfügbar sind. Daher entscheiden sich viele Betriebe für gewöhnlich für diese Art der Angebotserstellung.
Im Gegensatz zur Kundenanfrage ist die Abgabe eines Angebots rechtlich bindend. Allerdings können sich Unternehmen von eventuellen Verpflichtungen befreien, wenn Sie bei der Angebotserstellung so genannte Freizeichnungsklauseln einfügen. Hierzu zählen zum Beispiel Angaben wie etwa „Angebot bzw. Preis freibleibend“, „ohne Gewähr“ oder aber „solange der Vorrat reicht“. Zudem sind Angebote nicht mehr rechtlich bindend, wenn die Gültigkeitsdauer abläuft oder aber Änderungen in Bestellung, Lieferzeit oder anderen Aspekten durch den Kunden gefordert bzw. getätigt werden.
Was ist bei der Angebotserstellung zu beachten?
Das Angebot stellt bereits in sich eine Art Visitenkarte des Unternehmens dar. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Angebotserstellung sorgfältig durchzuführen und potentiellen Kunden bereits damit einen Mehrwert zu liefern und von der Kompetenz des eigenen Betriebs zu überzeugen. Zudem werden durch ein vollständiges und übersichtliches Angebot mögliche Gegenfragen von der Kundenseite reduziert, was den Auftragserhalt und die sich anschließende Auftragsabwicklung (Kauf, Lieferung, Installation) beschleunigt. Zudem lassen sich Angebotsschreiben neben den üblichen Formalien auch um einen Fließtext erweitern, in dem spezifische Vorteile von Produkten und Dienstleistungen individuell herausgestellt oder der Leistungsumfang auf die angenommenen Kundenbedürfnisse zugeschnitten werden können. Beigefügte Prüfsiegel oder Zertifikate unterstreichen noch einmal die Fähigkeiten des Betriebs.
Wichtig bei der Angebotserstellung ist zuallererst, dass sämtliche wichtigen Formalien in ihm enthalten sind. Hierzu zählen etwa neben den oben bereits genannten Aspekten ebenfalls Name, Rechtsform und Adress- und Kontaktdaten des eigenen Unternehmens sowie die relevanten Daten des Ansprechpartners. Im Anschluss werden diese Formalien durch einen Fließtext – oder separat in einem Begleitschreiben – kommentiert und der Nutzen sowie die Vorteile der eigenen Firma herausgestellt. Zudem kann es empfehlenswert sein, die Ausgangssituation und Problemstellung in einem Vorspann (oder im Begleitdokument) zu schildern, um den eigenen Betrieb im Anschluss besser zu empfehlen.
Eine professionelle und vom Unternehmen überzeugende Angebotserstellung ist eine wichtige, jedoch auch anspruchsvolle und aufwendige Aufgabe. Aus diesem Grund nutzen mittlerweile viele Dienstleister und Logistikunternehmen für die Konzeption spezielle Software-Lösungen. Diese bieten oftmals nach dem Baukastenprinzip verschiedene Masken und lassen sich durch die Verknüpfung mit anderen Datenbanken und -karteien teils automatisch mit wichtigen Informationen bestücken, etwa mit den Daten aus der Kundenanfrage, Preisen und Tarifen, bestimmten Leistungsaspekten und mehr. Gute Programme ermöglichen neben der Verwendung von Textbausteinen jedoch immer noch, das Angebot für den Kunden zu individualisieren, um die Wertschätzung der Anfrage herauszustellen. Formlose Angebote nach einheitlichem Schema wirken schließlich austauschbar.
Angebotserstellung leicht gemacht mit sendOS
Wünschen Sie sich bei der Angebotserstellung digitale Unterstützung, dann entscheiden Sie sich für sendOS. Unsere flexible und nutzerfreundliche Logistik-Software bietet Ihnen die unterschiedlichsten Datenbanken und Masken, mit denen Sie die Dokumentenerstellung und -archivierung in Ihrer Firma maßgeblich erleichtern können. Dabei können Sie jedoch wichtige Unterlagen nicht nur über umfassende und individualisierbare Vorlagen konzipieren, sondern sie ebenfalls unkompliziert direkt aus dem Programm an Ihre Kunden versenden. Darüber hinaus ist sendOS mit verschiedenen Modulen erweiterbar: Buchen Sie zum Beispiel auch eine GPS-Fahrzeugortung oder die mobile App mit Lieferscheinscan und automatischer Arbeitszeiterfassung, um Ihr Tagesgeschäft auch noch in anderen Bereichen zu optimieren. Da unsere Software als Cloud-Lösung für die Logistik entwickelt wurde, haben Sie zudem jederzeit und von überall aus Zugriff auf Ihre Daten und sämtliche Funktionen. Wartung und Aktualisierung der Systeme nimmt Ihnen unsere eigene IT-Abteilung vollständig ab. Bei Fragen oder weiteren Anmerkungen nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf, entweder telefonisch oder per Mail.
