Eine der entscheidendsten Bedingungen bei der Vereinbarung von Transportaufträgen – insbesondere in Produktion und Handel – ist die Lieferzeit. Über diese wird festgelegt, bis zu welchem Termin eine bestimmte Lieferung spätestens zu erfolgen hat. Als Lieferzeit kann dabei entweder ein Zeitpunkt für die maximale Lieferdauer oder aber ein Zeitrahmen für das Eintreffen von Waren festgelegt werden. send-os.com stellt Ihnen die Vertragsbedingung sowie ihre Wichtigkeit genauer vor.
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Wieso ist die Lieferzeit so wichtig?
Neben der quantitativ und qualitativ angemessenen Verfügbarkeit von Rohstoffen, Zwischenprodukten oder fertigen Gütern in Produktion und Handel ist vor allem der zeitliche Zugriff auf diese von entscheidender Bedeutung, um Wertschöpfungsketten aufrechtzuerhalten. Dieser wird bei Transportaufträgen über die Lieferzeit definiert und in der Regel vertraglich präzise festgehalten. Das ist nicht nur für die Koordination der betrieblichen Abläufe von Firmen immens wichtig, sondern auch durch die im Bürgerlichen Gesetzbuch festgeschriebene Informationspflicht gesetzlich vorgeschrieben. Die Lieferzeit beschreibt oftmals einen Termin oder eine Frist, bis wann die Lieferung durch das „versorgende“ Unternehmen spätestens zu erfolgen hat. Die Angabe muss gemäß der geforderten Informationspflicht bestimmt oder zumindest bestimmbar sein – neben einem präzisen Datum sind auch zeitlich unbestimmte Informationen wie „umgehend“ oder „ca. 1 – 3 Werktage“ vertretbar. „Bald“ oder Ähnliches sind hingegen nicht haltbar, da diese Art der Aussage auf keinen tatsächlichen Liefertermin schließen lässt.
Die Lieferzeit ist deswegen so wichtig, weil sie mehrere Faktoren der gesamten Produktions- bzw. Handelskette beeinflusst. So ist es oftmals weniger wichtig, dass die geforderte Ware so schnell wie möglich eintrifft, sondern dass sie in einem optimalen zeitlichen Rahmen angeliefert wird. Eine zu späte Lieferung sorgt logischerweise für Produktionsausfälle, was die Lieferketten an späterer Stelle behindert und zu immensen Mehrkosten führt. Allerdings ist auch eine zu frühe Lieferung von Rohstoffen und anderen Gütern in vielen Fällen unvorteilhaft. Durch den Bezug von Waren auf Vorrat steigen die Kosten der Lagerverwaltung und Lagerplatz wird blockiert. Zudem ist Kapital in derzeit noch „unnützen“ Ressourcen gebunden. Auch ergeben sich weitere Lagerrisiken, wie etwa der Verderb bestimmter Waren oder ein Einbruch des Bedarfs an der den Gütern angedachten Verwendung.
Für optimale Wertschöpfungsketten müssen Sendungen also nicht nur bedarfsgerecht konzipiert werden, sondern auch schnell sowie in sehr präzisen Zeitfenstern erfolgen. Genau definierte Lieferzeiten stellen jedoch gerade Logistiker und Transportunternehmen vor große Herausforderungen, da nicht nur verspätete Lieferungen ein Problem darstellen, sondern selbst eine zu frühe Auftragsabwicklung unwirtschaftliche Stand- und Wartezeiten bedeuten kann.
Was beeinflusst die Lieferzeit bei Transportaufträgen und wie lässt sie sich optimieren?
Zur Berechnung der Lieferzeit eines Auftrags gehört logischerweise nicht nur die Transportzeit. Stattdessen muss der gesamte Zeitaufwand von der Aufgabe der Leistung bis hin zur Abgabe der Waren an den Empfänger berücksichtigt werden. Hierzu zählen etwa auch die Auftragsübermittlung und -verwaltung, die Prüfung der Ware, Lager- und Verladetätigkeiten und vieles mehr. An all diesen Stellen können Komplikationen auftreten, die die fristgerechte Lieferung der Ware möglicherweise behindern und zu Ansehensverlust des Transportunternehmens bis hin zu Vertragsstrafen führen können. Folglich ist es wichtig und notwendig, sämtliche Prozesse entlang der Lieferzeit zu optimieren und Mechanismen zu etablieren, mit denen sich auf mögliche Probleme schnell reagieren lässt. Aus gutem Grund ist die Lieferzeit in der Logistik oft auch eine wichtige Kenngröße für das Controlling. Bei den KPIs (Key Performance Indicators) werden daher Lieferzeiten bzw. die Einhaltung von Lieferfristen oder aber auch die Liefergenauigkeit meist engmaschig überwacht, um so eine Qualitätssicherung zu gewährleisten.
Um die eigene Logistik und damit auch die Lieferzeiten zu optimieren, nutzen viele Speditionen und Kuriere spezialisierte Logistik-Software, die an verschiedenen Aspekten der Lieferkette ansetzt. So gibt es etwa diverse Tools, mit denen sich Angebote, Lieferscheine und weitere wichtige Dokumente schnell und unkompliziert erstellen lassen, um Auftragsannahme und -abwicklung zu beschleunigen. Ebenso helfen digitale Datenbanken zu Sendungen und Kunden dabei, den Firmenalltag gerade bei Planungsbelangen zu optimieren. Für die Beförderung der Ware selbst bietet sich Software zur Tourenplanung an, mit der sich die kürzesten Routen (teils) automatisch finden lassen, um die Lieferzeit beim Transport zusätzlich zu verkürzen. Und für unverhoffte Entwicklungen beinhalten die meisten IT-Systeme für die Logistik zudem Kommunikationstools für eine unkomplizierte Verbindung zwischen Außendienstler und Backoffice, um zeitnah Lösungen für diese Art von Komplikationen zu finden.
Optimieren Sie Ihre Lieferzeiten jetzt mit sendOS!
Möchten auch Sie Ihre Lieferzeiten verkürzen und Ihren Firmenalltag optimieren, bietet Ihnen sendOS jetzt die Möglichkeit dazu. Mit unserer Logistik-Software erleichtern Sie sich die Angebotserstellung, Auftragsverwaltung, Routenplanung und vieles mehr. Welche Module Sie dabei nutzen wollen, ist gänzlich Ihnen überlassen: sendOS ist modular aufgebaut und erlaubt es, dass Sie sich selbst aus diversen Bausteinen innerhalb der Cloud eine Software-Lösung zusammenstellen, die ganz Ihren Bedürfnissen entspricht. So zahlen Sie nur für das, was Sie auch wirklich nutzen. Unsere Systeme sind dabei sehr flexibel und lassen sich ohne großen Aufwand mit bereits bestehenden IT-Infrastrukturen koppeln, etwa Datenbanken und Navigationstools.
sendOS nutzt zudem eine praktische Cloud-Speicherung, sodass Ihre Daten jedem Ihrer Mitarbeiter von überall aus zugänglich sind – auch unterwegs über Smartphone oder Tablet. Vor Unbefugten sind die Informationen durch stetig aktualisierte Sicherheitsprotokolle geschützt, die selbstverständlich den strengen deutschen Datenschutzbestimmungen entsprechen. Generell nehmen unsere IT-Experten Ihnen den gesamten Wartungs- und Update-Aufwand ab. Verlustsicher sind Ihre Daten aufgrund redundanter, sich in Echtzeit spiegelnder Festplatten.
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