In der Fuhrparkverwaltung, besonders im Transportwesen, ist das Führen eines Fahrtenbuchs erforderlich, um mit Fahrzeugen bzw. Transportern zurückgelegte Wege, die Lenkzeiten und den Grund für bestimmte Fahrten zu dokumentieren. Diese Daten und deren Auswertung sind nicht nur für das Unternehmen selbst, sondern ebenfalls für das Finanzamt, die Polizei und andere Behörden wichtig. Fahrtenbücher können manuell oder elektronisch geführt werden. send-os.com klärt auf.
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Wieso ist das Führen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs wichtig?
Die Nutzung von Firmenfahrzeugen durch Mitarbeiter muss aus verschiedenen Gründen dokumentiert werden. Zum einen ist dies für Betriebsinterna erforderlich, etwa um Wartungsintervalle, Treibstoffkosten und weitere technische sowie versicherungstechnische Belange zu planen und zu kalkulieren. Zudem dient es auch dem Nachweis der Einhaltung von Lenk- und Ruhezeiten bei Speditionen und Kurierdiensten oder der Täter- bzw. Beteiligtenidentifikation bei Verkehrsverstößen und Unfällen. Eine der Hauptfunktionen des Führens eines Fahrtenbuchs ist jedoch, Nachweise über Fahrten gegenüber des Bundesfinanzministeriums zu erbringen. So lässt sich zum Beispiel eine rein betriebliche oder aber eine gemischte Nutzung – etwa private Fahrten mit dem Dienstwagen – belegen. Dies ist wichtig für die Steuer, denn Dienstfahrzeuge, die auch außerbetrieblich genutzt werden dürfen, gelten für Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil, der besteuert wird.
Für jedes einzelne, betrieblich genutzte Fahrzeug muss ein Fahrtenbuch geführt werden. Wird das Kfz darüber hinaus von mehreren Fahrern genutzt, ist der Name des Fahrzeugführers bei jeder gefahrenen Strecke einzutragen. Dienstfahrten erfordern die Dokumentation des Datums, des Kilometerstandes zu Beginn und am Ende der Fahrt, die genauen Adressen von Start- und Zielort sowie die Angabe des Zwecks der Reise und des Namens des besuchten Geschäftspartners. Im gewerblichen Güterverkehr sind darüber hinaus auch Lenk- und Ruhezeiten sowie sonstige Arbeitszeiten und Unterbrechungen aufzuzeichnen. Bei Fahrten zwischen Arbeit und Wohnsitz oder anderen privaten Fahrten mit einem Dienstfahrzeug sind die Kilometerangabe und ein Zweckvermerk beim Arbeitsweg ausreichend. Zudem muss ein Fahrtenbuch manipulationssicher geführt werden – händische Bleistifteintragungen sowie änderbare Excel-Tabellen sind bei Behörden nicht zulässig. Die Eintragung hat zudem zeitnah nach der Fahrt zu erfolgen, Eintragungen für mehrere Tage in Folge sind nicht legitim.
Wird ein Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt, ist es möglich, dass Behörden es nicht anerkennen, was verschiedene Strafen nach sich ziehen kann. So setzt das Finanzamt zum Beispiel bei einem fehler- bzw. lückenhaften Fahrtenbuch oder beim Anschein von nachträglichen Änderungen automatisch die 1-Prozent-Regelung bei der Besteuerung fest – hierbei wird ein Prozent des Bruttolistenpreises des Dienstwagens auf das monatliche Gehalt des Nutzers oder der Nutzer aufgeschlagen, was sich auf den Steuersatz auswirkt. Ein unsachgemäß geführtes Fahrtenbuch im gewerblichen Güterverkehr – wenn zum Beispiel die Lenkzeiten nicht ersichtlich sind – zieht eine Geldbuße von mindestens 100 Euro nach sich.
Die Vorteile eines elektronischen Fahrtenbuchs
Bei Fahrzeugen mit einem Gesamtgewicht über 3,5 Tonnen ist eine elektronische Dokumentation aller Fahrten über Fahrtenschreiber bzw. EG-Kontrollgeräte vorgeschrieben. Doch auch für kleinere Transportfahrzeuge, die sich auch privat nutzen lassen, ist ein elektronisches Fahrtenbuch von Vorteil. Die Software-Lösungen arbeiten über GPS und erfassen alle nötigen Daten für Behörden automatisch, dokumentieren sie und archivieren sie zudem sicher und übersichtlich über lange Zeiträume. Oftmals existieren sie auch in Kombination mit Navigationsgeräten, so dass ein System gleich zwei wichtige Aufgaben im täglichen Fahrbetrieb übernimmt. Manche elektronischen Fahrtenbücher lassen sich ebenfalls per App mit dem Smartphone oder Tablet koppeln, so dass die Fahrtenschreiber nicht mehr separat mit gesonderten Geräten ausgelesen werden müssen.
Sind Sie auf der Suche nach einer komplexen und dennoch nutzerfreundlichen Speditions-Software, die Ihnen sowohl viel organisatorischen als auch Dokumentationsaufwand abnimmt, dann sind Sie mit sendOS gut beraten. Wir bieten Ihnen Systeme zur Echtzeit-Fahrzeugortung über GPS, die auch die Fahrtdaten automatisch aufzeichnen und speichern. Mithilfe weiterer Module unserer digitalen Logistik-Lösungen können Sie diese Daten dann übersichtlich darstellen und Behörden zur Abnahme vorlegen. Zudem lassen sich über unsere send.worx-Suite auch Aufträge und Adressbücher verwalten, die Buchhaltung einfacher gestalten und Statistiken zum Geschäftsalltag erstellen und einsehen. Die Daten sind zudem unkompliziert mit allen Mitarbeitern und auf Wunsch auch mit Ihren Kunden teilbar, so dass jede an einem Auftrag beteiligte Partei immer über Fortschritte oder eventuelle Änderungen informiert ist. Dank Cloud-Speicherung können Sie und alle Befugten jederzeit und überall auf sämtliche notwendigen Informationen zugreifen und durch die Nutzung redundanter, sich ständig spiegelnder Festplatten ist das System komplett ausfallsicher. SSL-Verschlüsselung und weitere serverseitige Sicherheitsmaßnahmen schützen Ihre Daten außerdem zuverlässig vor Hackerangriffen.
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