Neben dem Kerngeschäft – etwa Produktion, Logistik oder Marketing – fallen in Unternehmen noch eine Vielzahl weiterer Aufgaben an. Hierzu zählen zum Beispiel Organisation, Personalverwaltung, Finanzwesen, IT oder Kundensupport. All diese Bereiche werden im so genannten Backoffice abgewickelt, die Funktionstrennung von diesem und dem Frontoffice dient der Verbesserung der organisatorischen Abläufe sowie der Kontrollen in Firmen. send-os.com klärt auf.
Gute Gründe für sendOS
Erfahrung & Know-how
sendOS entwickelt seit über 10 Jahren digitale Lösungen für die Logistik. Wir kennen die Praxis genau. Unsere Software bildet alle wichtigen Prozesse wie Auftragsverwaltung, Disposition und Fahrzeugortung ab.
Innovation & Engagement
sendOS unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihres Transportunternehmens. Nutzen Sie die Potenziale der Logistik 4.0. durch Reduzierung des Organisationsaufwandes, Kosteneinsparungen und vieles mehr.
Einfachheit & Sicherheit
sendOS-Lösungen sind einfach, übersichtlich und dank Cloud-Computing flexibel. Für unsere Logistik-Software gelten höchste Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz.
Was genau ist ein Backoffice?
Backoffices gibt es in nahezu allen Unternehmen. Zusammengefasst kümmert sich dieser Teil einer Organisation um die Verwaltung von Informationen und unterstützt die internen Abläufe. Der Begriff selbst bildete sich in der Zeit heraus, wo die physische Trennung von Front- und Backoffice noch offensichtlicher war: Der vordere Teil der Firma kümmerte sich um die Abwicklung von Aufträgen in direkter Interaktion mit dem Kunden, während im hinteren Teil sämtliche administrativen und planerischen Prozesse abliefen. Bei Dienstleistern mit notwendigem persönlichen Kundenkontakt – zum Beispiel Banken oder Versicherer – findet sich diese physische Aufteilung in der Regel heute noch. In vielen anderen Wirtschaftszweigen verschwimmen die Grenzen mittlerweile, nicht zuletzt durch die verstärkte digitale Abwicklung verschiedener Prozesse, darunter auch der Kundenkontakt.
Die Aufgaben, die das Backoffice einer Firma zu tätigen hat, sind vielfältig und richten sich auch nach der Branche, in der das Unternehmen arbeitet. So laufen in der Softwareentwicklung logischerweise andere Prozesse ab und müssen auf andere Weise gestützt werden als etwa im Einzelhandel. Typische Backoffice-Bereiche sind zum Beispiel:
- Auftragsverwaltung: Erstellung von Angeboten und Protokollen, Erfassung von Risiken, Controlling und Reporting, Pflege von Datenbanken
- Projekt- und Prozessmanagement: Assistenz, Koordination von Arbeitsabläufen, Automatisierung von Workflows, Dokumentation
- Buchhaltung: Bearbeitung von Rechnungen, Prüfung der Zahlungsein- und -ausgänge, Versand von Erinnerungen und Mahnungen
- Rechtsabteilung: AGBs und Datenschutzerklärungen, interne Beratung zu bestehenden oder zukünftigen Projekten, Rechtsberatung im Falle von Rechtsstreitigkeiten
- Personalabteilung: Recruiting, Gestaltung und Verwaltung von Arbeitsverträgen und -zeugnissen, Arbeitszeiterfassung
- Produktentwicklung: Produkt-, Zielgruppen- und Kostenanalysen, Dokumentation der Anforderungen
- IT-Support: Installation, Konfiguration und Instandhaltung von Unternehmenshardware und -software, Serverwartung, Skalierung, Aktualisierung, Datensicherheit
Die hier aufgelisteten Beispiele lassen sich prinzipiell beliebig ergänzen und ihr Vorhandensein in spezifischen Unternehmen richtet sich stark nach dessen Branche, Ausrichtung, Auftrags- und Kundenumfang und vielem mehr.
Das Backoffice in der Logistik
Je komplexer die internen Arbeitsabläufe werden, umso größere Bedeutung kommt dem Backoffice einer Firma zu. Schließlich ist die Organisation der einzelnen Prozesse die Aufgabe der Mitarbeiter im Hintergrund. Und gerade in der Logistik besteht mit der Disposition und der Buchhaltung viel Planungs- und Verwaltungsaufwand, um Transporte reibungslos abzuwickeln und Lieferfristen einzuhalten.
Zu den spezifischen Aufgaben im Backoffice von Spediteuren oder Kurierdiensten gehört neben Auftragsverwaltung und Finanzwesen ebenfalls die gesamte Planung von Touren und Routen, was die effiziente Abwicklung des Kerngeschäfts überhaupt erst ermöglicht. So sind die Kapazitäten der zur Verfügung stehenden Fahrzeuge bestmöglich auszunutzen, die kürzesten Wege zu finden, Termine im Blick zu behalten und auf unverhoffte Komplikationen schnell zu reagieren. Auch Kostenpunkte für Transporte müssen berücksichtigt werden, um einen höchstmöglichen Gewinn zu erzielen und wettbewerbsfähig zu bleiben. Während der Warenbeförderung ist zudem ein flüssiger Informationsaustausch mit dem jeweiligen Fahrzeugführer unerlässlich, um diesen etwa schnell über eventuelle Routen- oder Auftragsänderungen zu benachrichtigen.
Um diese – und weitere – Herausforderungen zu bewältigen, nutzen Logistikunternehmen immer stärker digitale Lösungen. Zum Einsatz kommen dabei unter anderem GPS-Ortungs- und Navigationssysteme für eine effizientere Mitarbeiterkoordination, Auftragsdatenbanken für die übersichtliche Verwaltung des Tagesgeschäfts sowie Programme zur schnelleren und bequemeren Erstellung von Angeboten, Lieferscheinen, Rechnungen und weiteren notwendigen oder nützlichen Dokumenten. Auf diese Weise lassen sich in kritischen Prozessen Zeit einsparen, Fehler minimieren, Reaktionszeiten verbessern und Aufwand durch eine (teilweise) Automatisierung verringern. Dies steigert die Produktivität und senkt an vielen Stellen Betriebskosten, was die Wettbewerbsfähigkeit maßgeblich erhöhen kann.
Optimieren Sie Ihr Backoffice jetzt mit sendOS
Mit sendOS erhalten Sie eine flexible und nutzerfreundliche Logistik-Software, mit der Sie eine Vielzahl an Prozessen in Ihrem Backoffice optimieren können. Zum Funktionsumfang zählen etwa Datenbanken zur Auftragserfassung und -verwaltung, ein System zur GPS-Fahrzeugortung in Echtzeit, Programme für die Angebots- und Rechnungserstellung und vieles mehr. Durch den modularen Aufbau können Sie sich dabei ein individuelles Software-Produkt zusammenstellen, dass gänzlich auf die Anforderungen in Ihrem Unternehmen zugeschnitten ist – Ihr Vorteil: Sie zahlen für nichts, was Sie nicht brauchen. sendOS ist zudem als „Software as a Service“ (SaaS) konzipiert. Dies bedeutet, dass sämtliche Programme auf einem Cloudspeicher gelagert sind, auf den Sie und Ihre Mitarbeiter:innen jederzeit und von überall aus zugreifen können – auch im Außendienst vom Smartphone aus. Eine Installation oder Konfiguration ist nicht vonnöten. Ebenso nehmen unsere IT-Experten Ihnen die gesamte Wartung und Aktualisierung der Systeme ab.
Haben Sie Interesse an sendOS, der Cloud-Lösung für die Logistik, nehmen Sie einfach telefonisch oder per Mail Kontakt zu uns auf. Weitere Fragen zu unserer Software für Speditionen klären wir auch gern in einem persönlichen Beratungsgespräch. Außerdem ist auf unseren Servern eine kostenlose Demoversion verfügbar, über die Sie sich 14 Tage lang völlig unverbindlich mit den Programmen vertraut machen können, bevor Sie sich für ein Abonnement entscheiden.
