In der Transportlogistik gibt es immer viel zu tun und der Arbeitsalltag ist ständigen Änderungen unterworfen, auf die es zu reagieren gilt. Um das Tagesgeschäft dennoch termingerecht und vor allem wirtschaftlich zu bewältigen, bedarf es einer umfassenden Planung und schnellen Kommunikation von Informationen. Software zur Auftragsverwaltung kann Logistikern und Koordinatoren dabei helfen. Erfahren Sie auf send-os.com mehr zu den Programmen und ihren vielfältigen Funktionen.
Gute Gründe für sendOS
Erfahrung & Know-how
sendOS entwickelt seit über 10 Jahren digitale Lösungen für die Logistik. Wir kennen die Praxis genau. Unsere Software bildet alle wichtigen Prozesse wie Auftragsverwaltung, Disposition und Fahrzeugortung ab.
Innovation & Engagement
sendOS unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihres Transportunternehmens. Nutzen Sie die Potenziale der Logistik 4.0. durch Reduzierung des Organisationsaufwandes, Kosteneinsparungen und vieles mehr.
Einfachheit & Sicherheit
sendOS-Lösungen sind einfach, übersichtlich und dank Cloud-Computing flexibel. Für unsere Logistik-Software gelten höchste Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz.
Welche Trends erfordern die Nutzung von Software bei der Auftragsverwaltung?
Verschiedene Entwicklungen in der Logistik – und auch in anderen Wirtschaftszweigen – bringen immer neue Herausforderungen mit sich. So steigt die Auftragslast kontinuierlich, während Produktions- oder Lieferfenster immer kleiner werden. Auch haben Kunden immer spezifischere Anforderungen und Sonderwünsche beim Einkauf von Waren oder bei Sendungen. Zudem unterliegt die Auftragslage einem immer stärkeren Wandel durch globale Lieferketten. Spontane Änderungen kommen ebenfalls häufiger vor. Händische Akten schaffen es längst nicht mehr, diesen Anforderungen gerecht zu werden, und wenn doch, so ist das ständige Heraussuchen und Bearbeiten der Dokumente sowie die anschließende Kommunikation der Änderungen an die zuständigen Mitarbeiter mehr als mühselig. Elektronische Daten spielen hier all ihre Trümpfe aus.
Hinzu kommt, dass die Geschäftswelt generell immer vernetzter wird. Dies betrifft innerbetriebliche Bereiche genauso wie den Kontakt mit den Kunden. Auch hier schafft Software zur Auftragsverwaltung stabile „Brücken“. So bieten die Programme unkomplizierte Kommunikationsfunktionen sowie eine Anbindung an die Buchhaltung, den Fuhrpark oder das Personalmanagement. Abhängig von der Branche und Unternehmensgröße können Zusatzmodule die Vernetzung noch in vielen weiteren Bereichen ermöglichen oder aber unkomplizierter gestalten.
An welchen Stellen unterstützt Sie Software zur Auftragsverwaltung?
Mit einer Software-Lösung zur Auftragsverwaltung verschaffen Sie sich unkompliziert einen vollständigen Überblick über die gesamte Auftragslage Ihres Unternehmens. Dies beginnt bereits bei der Erfassung von anfallenden Aufgaben. Hierfür bieten die Programme übersichtliche Datenbanken, in denen sich alle notwendigen Informationen zum Auftrag bündeln lassen, also Auftraggeber, Lade- und Zielort, Frachtgut, Lieferfrist usw. Ausgefüllt werden diese abhängig vom System entweder durch die firmeneigene Annahme oder bereits vom Kunden selbst – sofern ihm eine webbasierte Schnittstelle zur Verfügung steht. In letzterem Fall ist ihre Auftragsannahme dann direkt 24 Stunden am Tag besetzt und das sieben Tage die Woche. Einige Programme bieten auch die Möglichkeit, Kundenkarteien anzulegen, aus denen sich Informationen bei Folgeaufträgen einfach importieren lassen. Ein solches Customer-Relationship-Management (CRM) bietet auf lange Sicht viele Vorteile und erhöht die Kundenzufriedenheit massiv.
Software zur Auftragsverwaltung hilft im Anschluss auch bei der Disposition. Über die Datenbanken und integrierte Kommunikationsfunktionen ist es so zum Beispiel möglich, die Details zum Auftrag direkt an einzelne Fahrer und Fahrerinnen zu senden. Je nach Komplexität der Software kann diese auch automatisch bestimmte Aufträge aufteilen oder zusammenfassen sowie weitere Dienstleistungen und gesonderte Kundenwünsche listen, um die Fracht- und Leistungskapazitäten der Flotte bestmöglich auszunutzen. Gebündelt mit digitalen Anwendungen zur Fahrzeugortung und Navigation lassen sich auf diese Weise zudem unkompliziert die optimalen Routen finden oder bei Auftragsänderungen bestehende Transportwege anpassen.
Schließlich unterstützen Sie die Programme bei der Abwicklung von Aufträgen sowie deren Abschluss, etwa über die Darstellung des Zahlungsstatus oder von Abrechnungsplänen. Für die weitere Planung Ihres Tagesgeschäfts können die Anwendungen ebenfalls hilfreich sein. Dies kann etwa mittels Tools zur Analyse und Auswertung abgeschlossener Aufträge und einer anschließenden Kosten-Nutzen-Rechnung geschehen. So erkennen Sie womöglich Optimierungsbedarf sowie Einsparpotentiale.
Welche Software für die Auftragsverwaltung ist die richtige?
Die Wahl der passenden Software zur Auftragsverwaltung richtet sich immer nach Ihrem Unternehmen, Ihrer Branche und der Firmengröße. Schließlich muss das Programm sowohl mit den Spezifika Ihrer Aufträge als auch mit dem Umfang des Tagesgeschäfts zurechtkommen. Nur, wenn die Systeme auch Ihren Bedürfnissen gerecht werden, erzielen Sie mit ihnen den gewünschten Vorteil.
Die Nutzbarkeit spielt ebenso eine wichtige Rolle: Müssen Sie die Software erst einmal aufwendig implementieren und konfigurieren und ergeben sich im Anschluss lange Einarbeitungszeiten, schmälert dies selbstverständlich den Nutzen, den Sie von den Anwendungen haben. Im besten Fall erfolgt nur eine einfache Installation auf dem Endgerät, gefolgt von einem Login, und Ihre Mitarbeiter können die Software intuitiv bedienen. Vorteilhaft ist hier, wenn der Anbieter eine Demoversion zur Verfügung stellt, die Ihnen schon vor dem Erwerb einen Überblick über diese Faktoren gibt.
Viele Logistikunternehmen entscheiden sich bei der Wahl Ihrer Betriebssoftware heutzutage für eine reine Online-Lösung, die im Cloudspeicher eines externen Dienstleisters hinterlegt ist – man spricht hier von „Software-as-a-Service“ (SaaS). Dies bietet viele Vorzüge: Zum einen buchen Sie den Dienst monatlich gegen eine geringe Gebühr, anstatt teuer zu kaufen, und können Ihr Abonnement auch deutlich flexibler gestalten und besser skalieren. Zum anderen fällt die Wartung des Systems in die Verantwortung des Betreibers und belastet so nicht die eigene IT-Abteilung. Achten Sie bei der Wahl einer cloud- bzw. webbasierten Software jedoch auf die Sicherheit der Server des Anbieters. Diese sollten über Backup-Funktionen gegen Ausfälle und Datenverluste gesichert sein und selbstverständlich strengen Datenschutzbestimmungen entsprechen.
Wann und wo ist Software für die Auftragsverwaltung sinnvoll?
Software zur Auftragsverwaltung sollte überall dort zum Einsatz kommen, wo Unternehmen oder Selbstständige mit einer erhöhten Auftragslast zu kämpfen haben. Hierbei muss es sich jedoch nicht um eine astronomische Anzahl handeln. Bereits eine geringe Zahl unterschiedlicher Aufgaben kann dazu führen, dass Planer den Überblick verlieren, bestimmte Details verwechseln oder der Bearbeitung händisch nicht mehr nachkommen können, abhängig von deren Komplexität. Betriebe mit nur wenigen Großkunden und vielen gleichen oder ähnlichen Folgeaufträgen können Ihre Auftragsverwaltung vielleicht noch ohne Software oder mit einfachen Excel-Tabellen und anderen Office-Dokumenten bewältigen. Für alle anderen Firmen ist jedoch Software zu Auftragsverwaltung angezeigt. Die Vorteile der digitalen Lösung überwiegen hier einfach den Kostenaspekt.
Auftragsmanagement-Systeme können branchenunabhängig eingesetzt werden. Vor allem Logistiker profitieren von den Tools. Sie können jedoch auch in vielen anderen Wirtschaftszweigen die Arbeit erleichtern. Hierzu zählen beispielsweise produzierende Betriebe und Händler – sowie im Prinzip alle Firmen mit Mitarbeitern im Außendienst. Dabei kann es sich um Unternehmen im Einzelhandel oder der Gastronomie handeln, wenn diese einen Lieferservice anbieten, aber auch Bauunternehmen oder Vor-Ort-Dienstleister wie Monteure und Installateure.
Fazit: Auftragsverwaltung per Software bewältigt viele Herausforderungen
Software zur Auftragsverwaltung wird für auftragsorientierte Firmen immer wichtiger, um den stetig wachsenden Anforderungen der Kunden nachzukommen. Die Programme ermöglichen eine saubere Dokumentation und eine übersichtliche Auflistung aller Aufträge und dazugehöriger Details, die für eine reibungslose Abwicklung erforderlich sind. Darüber hinaus verbessern sie auch die Kommunikation in Ihrer Firma, denn die Daten können problemlos über die Software an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden – etwa an die Fahrer, die bestimmte Sendungen befördern. Eine präzise und termingerechte Auftrags- und Rechnungsabwicklung schafft zufriedene Kunden, sichert Ihnen Folgeaufträge und sorgt insgesamt dafür, dass sich Ihr Unternehmen im Wettbewerb besser behaupten kann.
Auftragsverwaltung mit sendOS: Software auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten
Angebote erstellen, Informationen verwalten, disponieren, Touren planen, fakturieren: Der Arbeitsalltag in Transportunternehmen wartet mit einer Vielzahl von Aufgaben auf, die es effizient und sicher zu bewältigen gilt. Benötigen Sie hierfür digitale Unterstützung, dann vertrauen Sie auf sendOS. Unsere Software zur Auftragsverwaltung, Tourenplanung und für das Belegwesen erleichtert Ihnen die Arbeit an den unterschiedlichsten Fronten und ist zudem als Cloud-Lösung leicht zu implementieren sowie enorm nutzerfreundlich. Darüber hinaus können Sie aufgrund des modularen Aufbaus selbst die Funktionen auswählen, die Sie für die Optimierung Ihres Tagesgeschäfts benötigen, und sich so ein individuelles und bedarfsgerechtes Software-Produkt zusammenstellen. Die Cloudspeicherung ermöglicht zudem den Zugriff auf und das Teilen sämtlicher Informationen sowohl standort-, als auch geräteunabhängig. Unsere Server entsprechen selbstverständlich den strengen deutschen Datenschutzrichtlinien und sind dank sich in Echtzeit spiegelnder Festplatten absolut ausfallsicher. Wartungs- und Aktualisierungsaufgaben fallen für Ihre IT-Abteilung nicht an, denn unsere Experten kümmern sich für Sie um die Instandhaltung sämtlicher Systeme.
Haben Sie Fragen zur sendOS-Cloud-Lösung für die Logistik, die Ihnen unser Online-Auftritt nicht beantwortet, dann vereinbaren Sie einfach ein persönliches Beratungsgespräch. Dies können Sie telefonisch oder per Mail tun. Um vor einem Abonnement sicherzustellen, dass Sie und Ihre Mitarbeiter mit der Software auch gut arbeiten können, loggen Sie sich einfach in unsere Demoversion ein, die Ihnen 14 Tage lang kostenlos zur Verfügung steht.
