In jedem Wirtschaftszweig sind Rechnungen ein essentieller Bestandteil des Tagesgeschäfts – selbstverständlich auch in der Transportlogistik. Sie dienen der Validierung der Einnahmen, der rechtlichen Absicherung und dem termingerechten Erhalt von Zahlungen. Das manuelle Erstellen von Finanzdokumenten nimmt dabei jedoch viel Zeit in Anspruch und wird schnell unübersichtlich. Daher nutzen immer mehr Unternehmen Software für ihre Fakturierung. send-os.com klärt auf.
Gute Gründe für sendOS
Erfahrung & Know-how
sendOS entwickelt seit über 10 Jahren digitale Lösungen für die Logistik. Wir kennen die Praxis genau. Unsere Software bildet alle wichtigen Prozesse wie Auftragsverwaltung, Disposition und Fahrzeugortung ab.
Innovation & Engagement
sendOS unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihres Transportunternehmens. Nutzen Sie die Potenziale der Logistik 4.0. durch Reduzierung des Organisationsaufwandes, Kosteneinsparungen und vieles mehr.
Einfachheit & Sicherheit
sendOS-Lösungen sind einfach, übersichtlich und dank Cloud-Computing flexibel. Für unsere Logistik-Software gelten höchste Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz.
Was genau braucht eine gute Fakturierung? Ist Software wirklich nötig?
Der Ursprung des deutschen Wortes „Fakturierung“ liegt im Lateinischen. Es stammt von factura ab, was schlicht und ergreifend „Rechnung“ bedeutet. Ungeachtet des Kerngeschäfts eines Unternehmens ist die Fakturierung immer eine der zentralen Hauptaufgaben, denn für den wirtschaftlichen Erfolg müssen schließlich sämtliche Zahlungsflüsse der Firma genau verfolgt und sichergestellt werden. Ansonsten kann die Firma nicht lange am Markt bestehen. Doch die Rechnungslegung beginnt schon lange vor der endgültigen Abrechnung eines Produktes bzw. einer Dienstleistung. Sie startet mit der Angebotserstellung und der Annahme eines Auftrags. Hier müssen bereits die wichtigsten Daten erfasst sein, sonst ist später keine korrekte Rechnungsstellung möglich. Nach Abwicklung des Auftrages erfolgt die Abrechnung der geleisteten Arbeit. Abgeschlossen ist der Auftrag letztlich erst, wenn die Zahlung des Kunden auf dem Firmenkonto eingegangen ist. Passiert dies nicht rechtzeitig, ist es erforderlich, den Mahnprozess zu starten. Ganz am Ende muss eine Gewinn- und Verlustrechnung noch die Steuerlast ermitteln. Dies geschieht aber meist nicht mehr in der Firma selbst, sondern wird vom Steuerberater vorgenommen. Doch all diese Zwischenschritte sollte letztlich eine Software für die Fakturierung abdecken können.
Eine Faktura ist dabei immer gesetzeskonform zu erstellen. Die notwendigen Angaben sind im Handels- und Steuerrecht geregelt und umfassen Daten wie:
- Name und Anschrift der Vertragspartner (Unternehmen, Kunde)
- Steuer- oder Identifikationsnummern
- Datum der Rechnungsstellung
- Rechnungsnummer
- Leistungsinformationen und -zeitpunkt
- Brutto- und Nettobeträge sowie Umsatzsteuer für die Leistung
- Gutschriften oder andere kostenbeeinflussende Faktoren (falls vorhanden)
- Hinweise zur Aufbewahrungspflicht
Die manuelle Erstellung und Bearbeitung dieser Finanzdokumente ist selbstverständlich machbar, nimmt jedoch recht viel Zeit in Anspruch. Zudem kann das Hantieren mit händisch gefertigten Aktenbergen schnell unübersichtlich werden oder es können sogar Papiere verloren gehen. Und genau an dieser Stelle hilft Ihnen Software zur Fakturierung: Die Programme unterstützen Sie beim Prozess der Zahlungsabwicklung in vielerlei Hinsicht und tragen zu einem sicheren, schnellen und nachvollziehbaren Finanzverkehr bei, denn bereits bei den Eingabemasken für die Angebotserstellung fällt auf, wenn wichtige Daten fehlen. Dann weist das digitale Tool direkt darauf hin und fordert den Bearbeiter auf, die Angaben nachzutragen. Auch Fehler aufgrund von handschriftlichen Formularen mit unleserlichen Informationen, die anschließend aufwendig digitalisiert werden müssen, entfallen durch die direkte EDV-Eingabe.
Wie ist Software zur Fakturierung aufgebaut?
Fakturierungsprogramme setzen sich in der Regel aus Datenbanken und Masken zusammen, die die Angebots- und Rechnungserstellung erleichtern und alle relevanten Informationen übersichtlich auflisten. Oftmals sind sie dabei ebenfalls in der Lage, mit anderen digitalen Systemen zu kommunizieren, etwa mit Auftragsverzeichnissen oder Kundenkarteien. Dafür greifen sie auf Schnittstellen, sogenannte APIs, zurück. Auf diese Weise ist es möglich, dass die Software zur Fakturierung auf bereits erstellte Daten zugreift und die erforderlichen Informationen anteilig selbst ausfüllt. Sie kann beispielsweise direkt Daten wie Anschrift und Ansprechpartner aus dem CRM (Customer Relationship Management) einfügen oder vom ERP (Enterprise Ressource Planning) automatisch aktuelle Transportkapazitäten übernehmen. Für diese Importe sind meist nur wenige Klicks auf Seiten der Nutzer erforderlich. Selbstverständlich bieten die Anwendungen meist auch Möglichkeiten, um Rechnungen, Anhänge und Belege unkompliziert an die jeweiligen Geschäftspartner zu senden.
Die digitalen Tools fungieren dabei auch als eine übersichtliche Dokumentenablage, über die sich sämtliche Auskünfte über be- und ausstehende Angebote sowie offene Posten abrufen lassen. Das bedeutet für Anwender: Hier ist bereits ein Dokumenten-Management-System (DMS) mit integriert. Zum Funktionsumfang können Statistik- und Analyseprogramme gehören, die die Auswertung der Auftrags- und Finanzlage erleichtern. So sind die zuständigen Mitarbeiter und nicht zuletzt die gesamte Firma immer über die wirtschaftlichen Entwicklungen des Betriebs informiert.
Software zur Fakturierung beinhaltet eventuell auch weitere Funktionen, mit denen sich Buchhaltungsaufgaben und Finanzflüsse noch leichter und schneller abwickeln lassen. Hierzu können etwa Schnittstellen zur Steuerberatung oder zum Finanzamt zählen, damit die Dokumente zeitnah überprüft werden können. Ebenso ist es mit einigen Programmen möglich, auf verschiedene Systeme zum Online-Banking zuzugreifen. Je nach Gestaltung durch den Anbieter können auch Kassenbücher für Bargeldgeschäfte oder spezielle Module für das Mahnwesen integriert sein.
Welche Vorteile bietet Software für die Fakturierung?
Nutzen Sie für Ihre Fakturierung eine Software-Lösung, dann profitieren Sie von verschiedenen Vorzügen. Im Vordergrund steht hierbei selbstverständlich die enorme Zeitersparnis – und das in vielerlei Hinsicht. Mit den Programmen lassen sich Angebote und Rechnungen unkompliziert und mit nur wenigen Eingaben erstellen (vor allem, wenn Schnittstellen zu Auftrags- und Kundendatenbanken existieren). Die Übermittlung an die Kunden erfolgt mit den Tools ebenfalls einfach per Knopfdruck und unabhängig von langwierigen Kommunikationskanälen wie Post oder Fax. Da Ihnen alle finanzrelevanten Daten gebündelt in einem System zur Verfügung stehen, ersparen Sie sich zudem langes und zeitaufwendiges Suchen in Stapeln aus Papier. Sie können alle Daten schnell und problemlos über Filter (z. B. Zeiträume), Stichworte oder eine Volltextsuche wiederfinden.
Zudem wird die Fakturierung mittels Software deutlich sicherer. Schon bei der Rechnungserstellung können fehlerhafte Buchungen durch die Übernahme von bestehenden Daten aus der Finanzbuchhaltung und anderen digitalen Systemen vermieden werden. Zudem lassen sich elektronische Dokumente vor dem Versand auch weitaus genauer überprüfen. Und nicht zuletzt gehen digitale Daten auch deutlich seltener verloren als händisch angefertigte Akten, wo es doch möglich ist, dass sie einmal auf dem falschen Papierstapel landen. So haben Sie die wichtigen Dokumente immer zur Vorlage für Kunden, die Steuerberatung und das Finanzamt parat.
Des Weiteren bietet die Bündelung und übersichtliche Darstellung sämtlicher wirtschaftlicher Informationen den Vorteil, dass Sie für die weitere Planung Ihrer Unternehmensziele eine bessere Grundlage haben. Sind Sie auf einen Blick über sämtliche Bilanzen, noch offene Rechnungen und ausstehende Angebote im Bilde, so können Sie diese Daten in die Ausarbeitung und Koordination Ihrer künftigen Firmenhandlungen mit einbeziehen. Und mithilfe der Auswertung der Unternehmenskennzahlen, der sogenannten KPIs, lassen sich womöglich Einsparpotentiale entdecken, die den Betrieb auf lange Sicht stark entlasten.
Fazit: Das Arbeiten mit Software zur Fakturierung ist schneller und sicherer
Generell hat die Nutzung von IT-Lösungen in der Logistik zum Ziel, dass Prozesse beschleunigt, Aufwand verringert und Kosten eingespart werden. Dies ist selbstverständlich auch bei der Software für die Fakturierung der Fall. Mit den Programmen erstellen Sie und Ihre Mitarbeiter Angebote und Rechnungen schneller und präziser, leiten sie leichter an Ihre Kunden weiter und verbessern so die Zahlungsflüsse in Ihrem Unternehmen. Auch haben Sie durch die Tools immer einen genauen Überblick über eingetroffene und noch ausstehende Einnahmen, wodurch Sie betriebliche Prozesse noch besser planen können. Des Weiteren kommen Sie mithilfe von digitalen Akten auch Ihrer Nachweis- und Aufbewahrungspflicht einfacher nach. Bei Bedarf können in die Programme außerdem weitere Zusatzfunktionen integriert sein, etwa eine Anbindung zur Steuerberatung oder zum Finanzamt, die Möglichkeit zum Online-Banking, Kassenbücher, ein elektronisches Mahnwesen und vieles mehr. Nicht zuletzt sparen Sie durch den Wegfall an Dokumenten aus Papier auch weitere Betriebsausgaben sowie Ressourcen ein.
Fakturierung mit sendOS: Software, ganz auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten
Suchen auch Sie nach einer praktischen und leicht zu handhabenden Software, um die Fakturierung Ihres Transportunternehmens oder Kurierdienstes einfacher und übersichtlicher zu gestalten, dann vertrauen Sie auf sendOS. Wir sind Logistiker mit Leib und Seele und wissen genau, was Spediteure und Kuriere benötigen. Wir bieten Ihnen die nötigen Tools, mit denen Sie Ihr Rechnungs- und Belegwesen optimieren, individualisieren sowie sicherer gestalten. Erstellen Sie Rechnungen mit unseren flexiblen Masken ganz nach Ihren Vorstellungen und entscheiden Sie selbst, wann und wie Sie mit Ihren Kunden abrechnen. Unsere Programme erleichtern selbstverständlich auch den Versand direkt aus sendOS heraus – bei Bedarf auch mit angehängten Lieferscheinen oder als Sammelrechnung für mehrere Geschäftspartner. Neben Software zur Fakturierung erhalten Sie auf Wunsch noch weitere nützliche Anwendungen, mit denen Sie beispielsweise Ihre Tourenplanung oder die Auftragsverwaltung leichter abwickeln können. Dabei wählen Sie selbst, welche Module unserer digitalen Logistik-Lösung Sie buchen und zahlen folglich nur für das, was Sie auch wirklich brauchen. Unsere Cloud für die Logistik ist standort- und geräteunabhängig verfügbar und dank redundanter Festplatten zudem völlig ausfallsicher.
Möchten Sie mehr über sendOS und seine vielfältigen Funktionen erfahren, rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine Mail. Gern informieren wir Sie zu den vielen verschiedenen Vorteilen einer digitalisierten Logistik in einem persönlichen Beratungsgespräch. Verfolgen Sie eher einen praktischen Ansatz, dann testen Sie sendOS einfach 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich. Die Demoversion finden Sie zum Download auf unserer Webseite.
